职业分析:从业者指南

职业分析是一种常见的技术，旨在提供员工工作的详细信息。职业分析可以帮助起草更好的职位描述，带来更安全的工作环境，有助于劳动力规划，并且是绩效管理的关键。因为涉及到很多关键的人力资源职能，本文将提供一个完整的5步模板的从业者指南，教你如何进行职业分析。在整篇文章中，我们还将包括多个职业分析示例。阅读的快乐!

内容
什么是职业分析?一个定义
职业分析的目的
工作分析方法
- - - - - -关键事件技术(CIT)
- - - - - -任务清单(TI)
- - - - - -职能职位分析(FJA)
如何进行职业分析:模板
结论
常见问题解答

什么是职业分析?一个定义

任何有工作经验的人都做过职业分析。这可以是决定将两个空缺职位合并为一个职位的经理，可以是试图创建职位描述的招聘人员，也可以是列出主要任务以创建个人发展计划的员工。

尽管这些职业分析有不同程度的细节，但过程是相似的。当我们定义它时，职业分析是一个系统的过程，在这个过程中，一个工作被分解成更小的单元，然后分析这些单元来描述在工作中做了什么，或者做这项工作需要什么能力。

职业分析是由员工自己、经理、OD专业人士或人力资源专业人士出于各种目的进行的。在此过程中，有三种主要类型的职业分析数据，即工作活动、工作者属性和工作环境。

在本文中，我们将主要关注工作活动。工作活动与组织文化一起构成了确定员工属性的基础。我们不太关注工作环境——但在你的工作分析中一定要记住这一点，尤其是在工作环境容易变化的时候。

职业分析的目的

职业分析的目标可以有所不同，但大多数都是在人力资源领域。一般而言，可区分以下用途(Morgeson, Brannick & Levine, 2020）.

职业分析目的	描述
工作描述	职业分析为职位描述提供输入。的工作描述是一份内部文件，详细说明了新职位的要求，包括所需的技能，在团队中的角色，个性，以及合适候选人的能力。
工作分类	工作分类是将一个或多个作业放入类似作业集群或作业族的过程。目标是设定工资标准和挑选员工。
工作评估	工作评估是确定组织中不同工作的相对等级的过程。其目的是建立薪酬透明度和公平性。
工作设计	工作设计是创造一个工作的过程，为公司增加价值，并激励员工。
人员需求	在这里，职位分析提供了组织中角色的最低资格(或要求)的信息，通常用于招聘目的。
绩效考核	职业分析为绩效考核个人的工作表现。
工人培训	职业分析是培训需求分析的基础。一旦确定了知识、技能、能力和其他特征，就可以确定培训需求，并对员工进行培训。
工人流动性	人和工作应该结合在一起。职业分析有助于确定一个职位所需的知识、技能、能力和其他特征，然后与内部招聘相匹配。
效率	工作分析可以通过分析活动和优化角色中的人执行活动的方式来提高工作效率。
健康与安全	职业分析可以识别危险行为和工作条件，增加事故和伤害的机会，从而带来一个更安全的工作环境。
劳动力计划	为了规划未来的劳动力，知识、技能、能力和其他特征需要被识别，并与未来的工作需求相匹配。这样就可以创建策略性人力计划用于一个角色或部门。
法律要求	联邦和国家法律适用于工作条件、健康、雇佣、培训、工资、晋升和解雇员工。工作分析是一种工具，可以确保角色中的所有活动都符合规定。

职业分析非常善于识别工作所需的知识、技能、能力和其他特征。为了识别这些，工作被分解成更小的工作单元。这些包括职责、任务、活动和元素(再次基于Morgeson, Brannick & Levine, 2020）.

单位	描述	例子
工作	相似位置的集合	“接待员”
位置	由一个工人完成的一组职责、任务、活动和要素。	梅琳达，主要上夜班的接待员
责任	针对一般工作目标的任务集合。一份典型的工作有5到12项职责。	接待访客活动
任务	具有明确开始、中间和结束的活动集合。一个job包含30 ~ 100个任务。	欢迎客人并引导他们到候车室
活动	旨在满足工作需求的要素集群。	按对讲机按钮开门
元素	最小可识别的工作单元。	接电话

根据对这些较小的工作单元的描述，可以确定作业的构建块。有多种不同的方法来解决这个问题。这就是我们将在下一节中讨论的内容。

工作分析方法

有多种不同的，常用的工作分析方法。其中包括:

• 阈值性状分析
• 能力要求量表
• 职位分析问卷
• 关键事件技术
• 任务清单
• 职能工作分析;
• 工作要素法。

解释所有的职业分析方法超出了本文的范围。我们将重点介绍三种最著名和最有效的工作分析方法，即关键事件技术、任务清单和职能工作分析。

关键事件技术(CIT)

关键事件技术依赖于观测关键事件．关键事件是代表杰出或不可接受的表现的行为。一份典型的重大事件报告包含以下要素:

1. 对事件发生背景和情况的描述。
2. 事故发生时员工的行为。
3. 行为的后果和更广泛的影响。

关键事件技术对于健康和安全事件(例如，每当发生事故、伤害或死亡时)、绩效评估和工人培训最为有效。在最后两种情况下，关键事件列出了典型的和不可接受的行为，可以用来向员工提供反馈，或者作为培训员工应该做什么和不应该做什么的基础。

任务清单(TI)(任务分析)

任务清单或任务分析是一个作业所包含的所有任务的清单。这些任务通常归在他们的职责之下。前面我们提到过，一份工作有5到12个职责和多达100个任务。对于每一个任务，它们执行任务的频率、任务的重要性和相关的难度都可以被指出。

接待员的招待工作
任务	频率。	导入。	困难
门铃响了就接对讲机	300 /天	媒介	低
欢迎客人并引导他们到候车室	120 /天	媒介	低
为客人提供饮料	80 /天	低	低
解答参观者的问题	30 /天	高	媒介
管理对等待时间的预期	30 /天	媒介	高
受理及处理投诉	6 /天	高	非常高的

上表显示了医生办公室接待员职责之一的一个例子。其他职责可能包括管理预约、行政和回答基本的医疗问题。

任务清单通常是根据专家小组、从事该工作的人员及其经理的输入创建的。任务清单对于创建工作描述、工作分类、工人培训和检查是否符合法律要求是最有效的

职能职位分析(FJA)

职能职业分析是美国劳工部(DOL)开发的一种职业分析方法。功能性工作分析提供了需要执行哪些工作以及成功完成工作所需的工人资格的具体信息。

FJA关注的是任务，而不是完成了什么。这是因为人们更有可能对所涉及的活动达成一致。航空公司可能会要求候机室接待员“让客人有宾至如归的感觉”，但要达到这个目标有很多方法。下表描述了根据DOL的航空公司休息室接待员职业头衔辞典．

候机室接待员

允许会员和客人进入航空公司贵宾室，提供饮料和零食，并按要求提供其他个人服务:在蜂鸣器的声音下打开贵宾室的门，验证会员卡，让会员和客人进入并就座。供应鸡尾酒、咖啡和点心等点心。回答有关定期航班和航站楼设施的问题。核实乘客的预订。引导或陪同旅客前往登机口、休息室和其他航站楼设施。使用电话中继寻呼服务请求。打开罐头、瓶子和包装;冲泡咖啡;把糕点、坚果和开胃菜放在托盘上。清理餐桌上用过的烟灰缸、玻璃杯和盘子，捡拾垃圾。

我们将在后面的文章中更详细地介绍职能职位分析。

如何进行职业分析:5步模板(示例)

既然我们已经涵盖了最重要的理论，我们将分享一个可以用作职业分析模板的例子分析。这个模板包含五个步骤，我们将介绍每个步骤。

一定要意识到这是一个完整的流程模板。如果你通过与一两个在职人员交谈来进行简单而快速的职业分析，这个过程将会更快(以可靠性为代价)。然而，这可能已经为起草一份工作描述提供了足够的信息。

1.职业分析的目的

任何职业分析的出发点都是它的目的。我们为什么要做分析?分析的目的影响大多数职业分析设计的选择，包括预算、项目领导和利益相关者。

职业分析的目的已经在前面列出，可以包括创建一个可靠的职位描述，对工人培训的需求分析，或劳动力计划。

例如，为策略性人力规划目的，将涉及更多的高级利益相关者，更多的预算，并花费更多的时间进行职业分析，以创建一个简单的职位描述。

在前一种情况下，发起人很可能是高级副总裁或其他部门主管，他们想评估当前人才是否能在五年内完成工作。在后一种情况下，保荐人更有可能是招聘经理在经历了一次糟糕的招聘之后，他们真的想要精确地定位他们要招聘的人的个人资料。

因此，目标将影响进一步的范围、预算，以及团队、团队领导，以及外部方(如顾问)的参与程度。

2.工作分析方法

根据目的，选择最合适的工作分析方法。最常用的三种方法是关键事件技术、任务清单和职能工作分析。根据方法的不同，数据收集会有所不同。

我们建议使用本文前面展示的表格来确定最有效的工作分析技术，并使用它来影响未来的行动。

3.收集数据

数据收集和数据分析是该工作分析模板中最耗时的两个步骤。根据职业分析目的的不同，职业分析师可能偏爱不同的数据收集方法。数据分析包括观察数据、访谈和问卷调查。

关键事件技术侧重于通过访谈和从事件中涉及的人的观察数据结构化地收集事件数据。任务清单侧重于列出工作中执行的不同职责和任务，可以通过观察数据、访谈或结构化问卷来完成。这里的重点是创建任务列表，花在这些任务上的时间，以及任务的重要性或难度。

数据收集方法	描述
观测数据	观测数据是最中性的数据收集形式，因为它(据称)不会中断正常性能。职业分析师观察从事这项工作的人，无论是在现实生活中还是在视频中。观测数据可以描述基于所选分析单元的活动(见上表)。仅仅是观察就能影响一个人工作的方式，一个著名的例子就是霍索恩效应．
面试	访谈是收集数据的另一种关键方式，可以与观察数据结合使用。基于观察数据，提出了具体的问题。面试应该准备充分，小心进行。在这里，面试官可以把重点放在不同的分析单元上，以确定职责、任务、活动和工作要素。
调查问卷	收集数据的第三种方式是通过问卷调查。这些可以是自己设计的，也可以是现成的，最著名的例子是职位分析问卷(PAQ)，可以由职业分析师管理。

4.分析

花在分析上的时间取决于所收集的数据。当收集大量定量数据时，报告均分、标准差、参与者数量和均数的标准误差(SEM)是有用的。后者与测量结果的可靠性或精度有关。特定任务的高SEM值可能会导致额外的研究。

在下面的例子中，我们可以看到，参与者对前四项任务达成了共识，但对访问者等待时间的期望管理的平均得分较低。这可能表明这不是核心角色的一部分。也许只有更资深的专业人士才会这样做，或者它不被视为核心工作的一部分(所以它可能被视为角色外行为)。

接待员任务	米	SD	N	扫描电镜
1.接听对讲机	4.3	0．5	49	0．1
2.欢迎客人并安排他们就座	4.0	0.6	48	0．1
3.为客人提供茶点	3.7	1.2	20.	0.3
4.解答参观者的问题	3.2	1.6	32	0.3
5.管理访客等待时间的预期	2.5	2	12	0.6

Morgeson和他的同事们列举了许多其他更具分析性的措施，包括法官之间的一致，法官之间的可靠性，内部一致性作为评估可靠性的方法，以及相关和回归，因素和聚类分析，以及其他多变量技术来衡量效度。

5.影响

必不可少的最后一步是实现职业分析的预期影响。这被称为后果效度，也就是工作分析对由此产生的干预的影响程度。

换句话说，职业分析是否会对人力资源管理产生切实的影响?这很难评估，但在下一次进行职业分析设计选择时至关重要。

如果对两名接待员的快速面试和对所有30名接待员的结构化研究得出的工作描述质量几乎相同，那么前一种方法比后一种方法更具成本效益。不仅因为它节省了工作分析师的时间，还因为它节省了接待员花在接听对讲机和欢迎客人上的时间。

结论

这也将我们带到了本文的最后一点。职业分析是一项出色的、久经考验的技术，在人力资源管理中占有明显的地位。事实上，职业分析的良好应用将影响业务成果。

例如，一份全面的职业分析会让你做出更好的职位描述，从而做出更好的招聘决定，最终提升你的工作表现。它还将导致更准确的培训需求分析，这反过来又将导致更好的正式培训，从而提高在职表现。它还将导致一种更精确的方式来提供绩效管理反馈，进而导致更好的绩效。

然而，职业分析也是一项非常耗时的技术。进行详细的职业分析需要填写调查问卷或面试多达数十人，这是一项非常昂贵的工作。应该经常问的一个问题是，全面的职业分析在多大程度上是值得的，同时也要考虑到工作性质的快速变化——尽管这可能也是首先要做职业分析的一个原因。

总之，掌握职业分析的要点是很好的，因为每个人都会在一定程度上使用本文中描述的技巧。无论你是一名经理、人力资源专业人士还是一名员工，对工作有一个良好的理解会让你在工作中、工作上或关于工作上做出更好、更有战略意义的决定。

常见问题解答