形式化
组织中的正规化是什么?
在一个组织中，正式是指固定的规则和程序规定员工应该如何行为的程度。形式化是一个关键的维度组织设计因为它有助于组织提供更可预测的产品或服务。
形式化的例子
你认为哪家餐厅更正式:一家家庭经营的街头小吃餐厅还是米其林星级餐厅?前者可能有一些由食品和药物管理局规定的卫生规则。然而，后者在接待顾客、上菜、擦桌子甚至是结账方面都有广泛的规定。
其他形式化的例子包括工作描述、明确定义的职责、行为规范(如如何请假、如何在生病时通知经理)、内部簿记规范等等。
形式化的优势
将规则正式化是很有吸引力的，因为它为组织创造了很多好处。
- 内部标准化．规则使标准的创建成为可能。一个常见的安全标准是在石油钻塔上爬楼梯时抓住扶手。有了这条规则，你滑倒时就不太可能死亡。
- 可重复的工作流程．形式化可以创建可重复的工作流程。这意味着两个从来没有说过话的机器操作员可以在输出中没有任何不一致的情况下完成完全相同的工作。这使得角色可以替换，并从组织中移除风险。
- 可预测的产品或服务质量．由于正式化，所生产的产品或服务具有更高的质量。一家米其林星级餐厅之所以能够始终如一地创造出绝佳的体验，是因为他们遵循同样的流程。
- 遵守外部规范．有些产品需要符合外部规范。欧洲的所有电机都需要能够处理220到240伏的电压。否则，它们是不允许出售的。同样的事情也发生在会计准则和劳动法规上。
这些原因都归结为一致性和控制。因为这些规则，雇主或经理能够得到他们想要的东西，仅仅是因为他们遵守了这些规则。
形式化的缺点
过多的形式化也有缺点。
- 减少了动力．规章制度降低了员工的自主性，导致积极性降低。这也意味着高度正式的工作环境并不适合每个人。
- 不有趣的．遵循规则比自己想出答案更有趣。形式化的增加会导致工作满意度的降低。
- 缓慢的决策．形式化降低了自主性，使决策过程标准化。决策必须首先在组织中传递层次结构这会减慢他们的速度，使组织变得不那么敏捷。
- 无效的规则．有时打破规则可以更好地帮助客户。假设一个顾客在商店关门的时候敲了敲门。规定是在关门前十分钟内不让顾客进来，但你还是要帮助他们。从技术上讲，你违反了规则，但客户会很高兴。
形式化最佳实践
只要组织合理地应用规则和流程，执行它们的效果就会很好。下面是形式化的四个最佳实践。
- 创建简单的规则．如果可能的话，保持规则简单。复杂的规则更难遵守，因此效率较低。Netflix的费用政策可以用一句话概括:“从公司的最佳利益出发”。在此基础上，每个人都可以做出自己的判断。这是一个比10页的文件更有效的规则，说明哪些费用是允许的，哪些是不允许的。
- 员工的责任．和Netflix的例子一样:不要过度处方。规则是保持控制的一种方式，但相信人们会做出最佳判断也同样重要。如果你因为不信任员工而制定规则，你就没有解决正确的问题。
- 形式化是一种平衡．形式化程度呈倒u型曲线。形式化太少会带来混乱。太有条理会拖慢进度，并确保什么都做不成。在过多和过少的规则之间，始终以最佳结构为目标。
- 确定什么样的形式化级别适合您的环境．最佳形式化取决于许多因素。凯瑟琳·艾森哈特教授在她的研究中提到了以下例子因素:
- 不确定性．当市场的不确定性很高时，你会想要坚持较低的形式化，因为市场可能会变化和进化，规则会减缓决策。这就是为什么大型、成熟的公司往往在新市场上无法成功。在低不确定性市场中，较高的正规化将是有益的，因为市场是可预测的。
- 组织的新鲜感．新兴的小型组织往往很少有正规化。最成功的小型创业组织比同行拥有更多的结构，使他们能够超越竞争对手。如果这是你的组织，那就站在结构的一边。
