工作中的纪律处分:HR需要知道的一切

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工作中的纪律处分:HR需要知道的一切

纪律处分是管理工作场所不受欢迎行为的重要工具。尽管这可能会让人不舒服,但它是营造人们想要在其中工作的环境所不可或缺的一部分。纪律处分政策不仅可以证明非自愿解雇是合理的,而且还可以帮助你建立一个安全、高效的工作场所。

让我们来看看人力资源部门可以做些什么来以最好的方式处理纪律处分。

内容
什么是纪律处分?
构成纪律处分的行为实例
纪律处分例子
纪律处分政策最佳做法

什么是纪律处分?

当你雇佣一名员工时,你希望他们能保持一定水平的表现,并遵守雇主的政策、程序和法律。员工纪律处分是公司针对员工未能达到绩效预期或存在行为问题而采取的纠正措施。

纪律处分的目的是纠正员工的行为,同时记录问题,以防将来再次出现问题。换句话说,纪律处分的主要目标不是惩罚员工。

人力资源在工作场所纪律处分中的作用因组织和可用资源而异。

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例如,在一些公司,人力资源部门只参与更严重的纪律处分。在其他组织中,他们可能会参与所有纪律会议。在这两种情况下,人力资源部门负责概述纪律处分政策,并正式制定程序,以应对违反公司规定的行为。一般来说,这些政策在员工手册中有概述。

纪律处分:行为和示范行动

构成纪律处分的行为实例

虽然你所在的公司对于理想和不理想的工作场所行为有自己的规范,但有些行为在任何公司都是不可取的:

员工的不当行为

这是一个广泛的术语,包括两种员工的不当行为,一般和恶心。一般不当行为是指不打算伤害他人或组织的行为。比如不听从经理的命令,或者在禁烟区吸烟。这类不当行为不需要立即终止。

另一方面,在许多情况下,严重的不当行为会立即被解雇。这些行为包括盗窃或故意损坏财产。

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性骚扰

工作场所的性骚扰被定义为导致某人感到悲伤、恐惧、冒犯或羞辱的非自愿的性行为。在美国,性骚扰是非法的,但并不一定会导致加害者被解雇。

歧视

职场歧视是指员工因性别、种族、性取向、宗教、怀孕或其他特征而受到不同或不友好的对待。歧视可能发生在雇员之间或雇员与雇主之间。一个正式的不歧视政策帮助消除工作场所的歧视。

旷工问题

有许多不同类型的工作旷工但简单地说,旷工是指员工在应该上班的时候没有上班。由于疾病或紧急情况而缺席工作是正常的,但缺勤通常是没有计划的,而且经常发生在没有通知的情况下。当它影响到其他员工的工作时,它就会成为一个严重的问题。

旷工通常是更深层次的工作场所问题的标志,比如管理不善和员工倦怠。

工作表现

当一名员工未能达到或维持公司与其工作职责相关的工作绩效标准时,可能会受到纪律处分。工作表现不佳不是由于健康状况不佳等外部因素导致员工无法工作。

有时来自团队和经理的支持会有所帮助表现不佳的员工改善。不过,其他时候,表现问题会暴露出更严重的问题,比如工作场所的疏离或不快乐。

职场欺凌

职场欺凌是针对一个人或几个人的有针对性的行为,可能发生在雇主和员工之间,也可能只发生在员工之间。欺凌可以是言语上的,也可以是身体上的,目的是冒犯、嘲弄或恐吓。

一些例子是:

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  • 在其他员工面前严厉批评,
  • 极端性能监控,
  • 侮辱或辱骂,
  • 故意将特定的个人排除在会议或团队活动之外。

迟到

不像旷工,员工不出现,拖拉是当他们出现,但总是迟到。由于不可预见的情况,上班不规律地迟到是不可避免的。然而,长期的迟到会损害团队的士气,并导致采取纠正措施。

纪律处分例子

对于如何采取纪律处分,雇主有多种选择。通常,目标是通过找出问题、原因和解决办法来纠正糟糕的表现或行为,而不是惩罚员工。

通常情况下,会有一个渐进的纪律政策。这意味着纠正措施从最低程度开始,当员工有机会纠正情况却未能纠正时,纠正措施就会变得越来越严重。

下面是一些例子:

口头警告 口头警告是指经理或主管与员工谈论涉及工作场所行为、行为或整体工作表现的问题。一般来说,如果这是团队成员的第一次警告,或者问题很小,一次性的口头警告就足够了。
书面警告 这种警告是以书面文件的形式,提醒员工他们在工作场所的不当行为。一般来说,如果团队成员不改正他们的行为,书面训斥将包括可能的后果。
特权的丧失 有时,员工的不良行为可能与某些特权有关,例如,不顾后果地开公司的车,在商务信用卡上花太多钱,在商务聚会上太吵闹。在这种情况下,组织可能会选择剥夺员工对这些特权的权利,这样问题就不会再次发生。
一个绩效改进计划 在某些情况下,绩效改进计划(PIP)可能是员工的第一策略,当团队成员收到糟糕的绩效评估时,这种情况更常见。PIP的目标是勾勒出员工需要达到的明确目标,以避免调动、降级或解雇。
再培训 如果员工表现不佳是因为不了解自己的职责或经常犯错,他们可能需要再培训,作为纪律处分的一种形式。

再培训计划可以包括重读公司的程序和政策、笔试或在线课程。再培训的目标应明确传达,并应包括具体的结果。
降级 降职是指在组织中降低员工的职位、角色或职责。这可以是永久的重新分配,也可以是临时的,如果业绩或行为有所改善。它通常被用作解雇员工的替代方案。

然而,降职会让员工觉得自己不重要,没有动力,这可能会进一步对他们糟糕的表现产生负面影响。雇主应该彻底考虑降职是否真的能达到他们预期的目标。
临时减薪 减薪是指工资的减少员工的薪酬例如工资、福利或工作时间。它不仅仅局限于金钱补偿。减薪是一项棘手的纪律措施,因为它们必须与联邦和地方法律相一致公平劳动标准法在美国。
悬架 纪律停职是指组织保留了一名团队成员,但要求他们不要来工作或从事任何与工作有关的活动。除非员工合同中有条款规定雇主可以无薪停职,否则通常在这段时间内员工是有工资的。

我们经常看到有人在下面人力资源调查并要求他们在调查结束前暂停工作。
终止 如果之前的纪律处分没有达到预期的结果,或者员工有严重的不当行为,解雇是最后的选择。每个国家都有不同的解雇程序和有效的保护措施。

纪律处分政策最佳做法

员工纪律处分可能是人力资源最苛刻的方面之一。让人力资源团队成功的最好方法是建立对团队的期望,并始终从一开始就记录纪律过程。下面是一些让你的团队开始工作的最佳实践:

1.进行人力资源调查

执行人力资源调查在处理欺凌、骚扰或严重不当行为等严重问题时尤其重要。你需要进行调查,以确保你能解决问题,并采取相关的纪律处分。

此外,你要确保公平对待每个人,同时为所有员工创造一个安全的工作环境。

2.创建一个清晰的进步纪律政策

你需要说明你将采取什么行动,以防特定的不想要的行为。例如,某些行为可能需要立即终止,而对于其他行为,您可能实现三振出局规则。

明确每一个行动的目标,记住,它应该是纠正行为,而不是惩罚人。

3.沟通你的纪律处分政策

员工必须知道在你的组织中哪些行为构成纪律处分。你可能需要在你的策略中包含具体的例子。例如,描述一下在你的公司什么是不当行为。

在你的员工手册或内网页面中包括纪律政策,并使其易于阅读。你也可以考虑强制阅读,或者要求经理与他们的团队成员讨论这项政策。

4.解释如何上诉

你的员工必须知道他们如何对纪律决定提出上诉,以及他们可以采取什么步骤来这样做。你还必须确保他们知道你在认真对待他们,即使在你做出决定之后,你也想听听他们的看法。

5.教育管理人员

任何时候,当一个主管没有以与其他团队成员相同的程序纪律处分一名员工时,你就会因为歧视和不平等待遇而面临法律诉讼。

作为人力资源专业人员,你的职责是教育经理纪律处分政策以及如何应用它。你还需要确保他们始终正确地使用它。要做到这一点,你可以定期进行经理培训,并创建一个系统,让你可以轻松地审查纪律报告。

6.记录你的纪律处分

记录每件事将帮助你管理有关员工纪律的渐进行动,并创建一个合法的辩护过程。确保把所有东西都保存在一个安全的员工档案中。

7.保持政策的更新

定期检查你的纪律处分政策,以确保它仍然有效,看看是否有什么需要补充的。例如,当转移到混合/远程环境时,你可能想要举例说明某些不受欢迎的行为,如欺凌或骚扰在虚拟环境中是什么样子的。

结论

对任何当事人来说,采取纪律处分都不是件愉快的事。然而,有一个明确的纪律处分政策,列出不受欢迎的行为和采取的步骤,将有助于确保你能公平、透明地处理这些事情。

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