关于离船你需要知道的一切(包括一份清单)

离船时做得好就像离婚时很好，前恋人仍然是亲密的朋友。这是一个值得(几乎)像入职一样关注的过程。在本文中，我们将详细介绍员工离职;它是什么，为什么重要，它与入职有什么不同，以及离职过程是什么样的。我们还将分享一份有用的员工离职清单，您可以下载并为您的组织使用。遵命!

内容
什么是员工离船?一个定义
下飞机和上飞机有什么不同
为什么离船很重要?
员工离职流程
Offboarding工具
员工离岗检查表(PDF)
最后一点
常见问题解答

什么是员工离船?一个定义

Employee offboarding是指员工与他们工作过的人和组织分道扬镳的过程。

离职期的目的有两个方面:一方面，它意味着帮助组织在招聘和员工体验方面变得更加明智，并将离职对业务的影响降至最低。另一方面，它被用来塑造员工对公司的关键最后印象——以及他们向外界描绘的形象。

离船和入船:有什么不同?

员工离船及新员工培训是光谱两端的两个过程。我们之前称“入职”为职场蜜月期，而“离职”更像是一场关系良好的离婚，前恋人仍然是亲密的朋友。

入职就是要确保人们熟悉他们刚加入的公司的组织、人员和文化。而是要为牢固持久的关系打下基础。

Offboarding是指人们有计划地离开自己的同事和公司的过程。而入职注重的是平稳的集成新对员工来说，offboarding就是跟他们说再见，给他们一个轻松、无压力的离开。

为什么离船很重要?

让我们来看看为什么员工离职很重要。虽然某些好处可能是显而易见的，但其他好处可能就不那么明显了。

1.以前的员工可以成为未来的员工

如果我们坚持用关系来类比，那么这有点像两个前恋人复合了。人们离开公司的原因有很多。有些人离开是因为缺乏发展机会，有些人离开是因为公司不提供远程工作的机会，或者仅仅是因为他们在经济上得到了更好的待遇。

我想说的是，人们离开一家公司并不总是因为他们不喜欢这家公司或它的文化。这就是为什么他们中的一些人在另一个组织工作了一段时间后就“回巢”了。当然，前提是他们有积极的下船体验。

从组织的角度来看，重新雇佣前员工有其优势。这样做很划算，因为你的“新”员工会更快地运作和生产，而且你知道他们适合公司文化的观点。

由于招聘形势严峻，人才短缺仍在加剧，如今大多数公司都不会拒绝“回巢族”员工。

2.前雇员是大使

第一印象很重要，因为它们往往会持续很久。但最后的印象也是如此。你对别人说再见的方式，无论是私人的还是工作上的，都会让你永远记住。

在公司工作期间，你的员工的旅程，有几个“重要的时刻”。这些事件在你的记忆中很突出，你可能不会忘记。例如，想想你第一天上班，有趣的团队活动，还有你的下班。

现在，如果你对在一家公司的最后几天有美好的回忆，你会高度评价你的前雇主。是的，你不再为他们工作了，但当人们问你在那里的时候，你很可能是积极的。这反过来又会对公司的业绩产生积极的影响雇主品牌推而广之，就是它对候选人的吸引力。

3.前雇员也是顾客

就像你的候选人经常是你的客户一样，你的前雇员也是。这意味着，虽然你的候选人经验对于确保被拒绝的候选人仍然是满意的客户至关重要，但你的离职过程对于确保前员工仍然是忠诚的客户至关重要。

花点时间想想，还有什么比前员工在离开公司后仍然是你的客户更能宣传你的品牌呢?他们实际上是你如何对待你的客户的活生生的证明:非常好。

4.安全

从更实际的角度来看，出于(数据)安全原因，适当的离机过程至关重要。因为即使这是我们不愿意想到的事情，如果有人的离开不是自愿的，他们可能会出于怨恨或绝望而采取行动，试图伤害组织。例如，删除文件或公开公司的客户数据库。

事实上,大约20%的组织说他们经历过前雇员的数据泄露。当你知道至少三分之一的前工人仍然可以访问公司数据，这并不奇怪。但这也是一件相对容易避免的事情，通过使用你的离职流程来确保人们在离开后无法访问公司的系统和网络。

5.合规与监管

这个和前一个是一致的。根据你所从事的行业，你可能需要满足某些指导方针和规定，例如，进入和离船。如果你有一个可重复的过程(在这种情况下是你的离船过程)，确保遵守这些规则通常会容易得多。

员工离职过程分为9个步骤

理想的离船过程是怎样的?具体细节将取决于组织类型和角色，但对于大多数知识工作者来说，它将是这样的。

1.感谢即将离职的员工

祝贺他们!当然，前提是他们要在另一家公司担任新职位。但无论如何，当员工要离开时，首先要感谢他们所做的工作以及他们所投入的时间和精力。

2.沟通离职事宜

虽然在你掌握了员工离职的所有细节后再与人沟通是很有诱惑力的，但更明智的做法是立即分享这些信息。

你等待的时间越长，人们就越有可能自己填写细节，从而把自愿离职变成被解雇。为了避免这种公司八卦，经理们应该尽快通知他们的团队、部门和人力资源部门员工离职的消息。

和大多数事情一样，诚实是最好的;告诉人们有人要离开了，为什么要离开，一旦有了细节，你会告诉他们。

3.确保知识转移

你是否雇佣了的继任者或者，你要确保你把离职员工的信息留在公司内部。根据它们的确切位置，细节会有所不同，但这里有一些元素需要记住:

• 清楚地了解他们的日常事务
• 哪些任务有优先级
• 访问他们使用的所有系统和文件
• 他们和哪些人一起工作，无论是在公司内部还是在公司外部
• 有没有什么东西(比如系统)需要培训才能让人们使用它们?

除了这些信息之外，让人们创建一份交接文件或视频总是很好的，其中包括对即将接管他们角色的人的有用技巧。此外，如果有些任务可以自动化或符合标准操作程序，离职员工是最好的人选。这将节省你的时间和金钱。

与前员工保持良好关系的另一个好处是，如果他们离开后你发现自己遗漏了某些知识，你可以让他们帮助你，他们也会很乐意的。

4.收回公司资产

现在来谈谈员工离职过程中更实际的部分。别忘了让即将离职的员工交出他们的公司设备:公司徽章、信用卡、制服、手机、笔记本电脑、公司汽车，你能想到的都交给他们。这似乎是显而易见的，但现实表明，组织经常忘记他们的资产!

5.撤销系统访问权限

同样的事情也适用于员工的系统访问，不要忘记撤销所有它们。当然，这包括电子邮件和内部平台，但取决于某人的角色，许多其他访问可能需要撤销。

例如，客户关系管理系统、公司的社交媒体账户、内容数据库和销售仪表板的访问。

6.进行离职面谈

如果处理得当，离职面谈可以为你提供大量信息。它可以让你深入了解组织的优势和劣势，以及如何改进后者。

关于离职面谈的注意事项，我们可以写一篇完整的文章，但现在，我们将坚持以下几点:

• 由于员工有时会离开他们的经理，而不是他们的工作，你可能需要一个“中立”的人，比如人力资源部门的人，来做面试。
• 认真对待所有的反馈，记住离职面试是很重要的时刻之一，所以你如何进行面试将在很大程度上影响离职员工对你这个雇主的印象。

在这方面离职面谈问题面试时你应该问你能想到的问题:

• 如果我们能以任何方式改进，我们会怎么做?在这里工作有什么不好玩的?
• 公司里谁最厉害/你欣赏谁?
• 有什么是我们应该做却没有做的?
• 我们能做些什么让你留下来吗?
• 这份工作符合你的期望吗?
• 你会把我们公司推荐给找工作的朋友吗?
• 你和经理的关系如何?
• 你刚入职时，对你的入职有什么看法?

7.更新组织结构图

这是一件非常实用的事情，但可以防止很多(内部)混乱。一旦员工离开公司，确保更新你的组织结构图和目录。

如果有继任者，要包括他们的详细信息，如果没有继任者，也要包括继任者的详细信息。同样的事情也适用于宣传册和公司网站，如果上面提到了前员工的详细信息，这些也需要更新。

8.别忘了工资单!

说实话，我很难相信这一点，但就像一些公司忘记撤销离职员工的系统访问权限一样，他们有时也会忘记把他们从工资单上除名。

因此，即使工资单系统内置了这种功能，您也希望确保最终的支付过程实际上是由工资单执行的。为了促进这个过程，告诉他们所有他们需要的细节;结束日期，通知期，可能需要支付的假期，等等。

9.保持联系

把这看作是和老朋友保持联系。时不时地，你们会问对方最近过得怎么样，在忙什么。也许你们约在一起喝杯咖啡。

对于前雇员来说，保持联系的方式有很多种。例如，通过人才库或者是校友团体。这两种选择都允许你向前员工发送最新的公司新闻(和职位空缺)，这样他们就可以随时了解最新情况。

但是保持联系还有其他好处。正如我们之前简要提到的，如果你失去了一些只有离职员工才知道的知识，它会很有用。或者他们的继任者在某项特定任务上需要帮助。

从前雇员的角度来看，保持联系也有好处。例如，当他们需要推荐信或推荐信时。或者如果有一天他们看到一个空缺职位，他们觉得很有趣，想要回来……

Offboarding工具

离船工具和软件可以帮助您创建一个结构良好的离船过程。大多数入职工具也有离职功能。有不同类型的员工离职工具，从检查清单和免费工具到专门的解决方案和聊天机器人。我们会给你们举几个例子。

Trello
Trello不是官方的离船工具。然而，如果你没有足够的预算，这是一个很好的免费工具，你可以用来安排你的员工下班。

该平台主要被称为协作项目管理应用程序，但您也可以使用它来创建模板，以帮助您的外部员工。

人力资源云
人力资源云让公司通过公司品牌的离职门户为离职员工创造终极的离职体验。他们的解决方案将特定的离职程序自动化，并自动发送所需的文件，如最终薪酬摘要，同时确保为员工提供难忘的体验。

HROnboard
是的,HROnboard是一家提供入职软件的公司，但他们也有离职解决方案。它可以帮助你构建离职流程，勾选所有的选项:必要的文件、最终的薪酬信息、离职调查，甚至是团队告别。

点击登机
单击登机为入职、跨职和离职提供独特的解决方案。你可以把他们想象成指导员工运动的专家，无论他们的职业生涯走向何方。他们的离船体验注重平稳、积极的过渡和持续的沟通。

员工离岗检查表(PDF)

为了给你一些备忘单，我们创建了一个员工离职清单你可以在你的组织中使用，当然，是免费下载的。例如，它不包括员工可能需要返回的所有公司geat或需要禁用的所有系统登录的详尽列表，但它确实为您在构建自己的离职流程时提供了一个良好的基础。

最后一点

告别(几乎)从来不是件容易的事。但当涉及到离职员工时，一个结构良好的离职流程可以让事情变得没有压力和麻烦。下班做得好可以让你完成所有的“官方”文书工作和规章制度，同时给离职的员工一个愉快的离职体验。

常见问题解答