人力资源持续改进的初学者指南

周一，发现了543个可能的错误。周二又增加了79人。周三:新增378人。平均只有三天。想象一下，如果不每天处理这些可能的错误，会发生什么。

无论你的组织是什么样子，你使用什么系统，或者你的管理团队有多有才华:你的(人力资源)数据中总是会有错误。问题是:有多少问题被修复了，修复得有多到位?在我之前的文章中，我已经解释过了持续改进的概念如何以结构化和高度自动化的方式减少管理中的错误．虽然概念是伟大的，但布丁的好坏要在实践中检验。在这篇联合文章中，Rob van den Wijngaard(他和他在莱顿大学的团队是持续改进的先驱之一)和我将告诉你从哪里开始，该做什么。

简单回顾一下:什么是持续改进?

我们所说的持续改进是指持续分析管理中的错误和风险，跟踪问题并实施结构性变革以防止它们在未来发生的过程。

图1:持续改进的组成部分

让我们用一个例子来解释。假设您在人力资源系统中管理开销数据。在第2步中，算法持续扫描您的管理，查找不正确的开销类型。例如，通过将函数与开销类型匹配。

管理团队正在检查每个“异常”(我们称之为标记为可能不正确的记录)。如果是错误，则更改记录(步骤3)。如果错误数量太多，则实施结构改进(步骤4)(基于前三步中发现的数据)。例如，管理团队会收到关于如何注册开销数据的更明确的指示。

1.寻找赞助商:商业案例

与所有事情一样，持续改进将占用组织中的资源。

资源往往是稀缺的，所以你清单上的第一件事就是找到一个“赞助商”。在你的组织中谁会允许你使用你需要的资源?去找那个人，让他们相信这个商业案例。不过，先别急着拿出ppt:这里的“商业案例”并不是指制作40多张包含图表、预测和swot分析的幻灯片。相反，创建一个导出，显示其中的错误数量，并解释这些错误将对业务产生的影响。

2.我们有一个战略计划，叫做:做事!

持续改进的最大优势之一是它能够大规模扩展。

在莱顿大学，他们有大约40个控制组持续扫描管理系统。管理团队平均每周发现并处理1600个异常。请注意，这些数字可能会更高，但考虑到他们在持续改进方面的经验，他们的管理状况非常好。

这种可伸缩性的缺陷在于想要开始得太大。“我们想开始监控一切!”“如果你一开始就制定了过于雄心勃勃的计划，就有可能无法获得所需的资源，管理团队也可能会分崩离析，或者你只是在制定计划时陷入混乱。从小事做起，从错误中吸取教训，庆祝成功。“我们发现得越多，就有越多的东西要发现。”

3.选择你的第一笔支票

通常情况下，您希望从最多三个控件开始。

为什么不多呢?因为持续改进的很大一部分是关于让你的管理团队跟上速度。如果处理不当，分析发现的每个异常都毫无意义。寻找超出处理能力的异常是没有意义的。所以，开始的时候，最多三个。

那么你应该选择哪些呢?好在，你不必自己回答这个问题。离开你的座位，和你的同事交谈。与控制器和管理员交谈。询问他们哪些分析花费了大量的时间，哪些类型的记录容易出错，以及他们认为最大的风险在哪里。

一个技巧是创建一个候选列表，在其中对每个潜在的控制进行3个方面的评分:效率提高、风险降低和自动化的可能性。在这些方面得分最高的人是很好的候选人。

表1:人力资源持续改进的五大主题

4.选择平台

使用什么平台取决于你的野心和预算。如果环境限制您只能使用最基本的选项，那么您可以开发一个Excel模型，使您能够快速分析数据集。您发现的错误可以通过电子邮件发送给管理团队。

这个选项最大的缺点显然是无法处理大型数据集。老实说，Excel只能在你探索“持续改进”的第一步中发挥作用。如果您决定遵循“持续改进”，我们强烈建议您用Python构建控件。

Python是一种非常强大的编程语言，它可以很好地处理大型数据集，并提供了大量非常有用的库。尽管Python会让你的控制更快、更高级、更不容易出错，但下一步将是使用一个还提供数字工作流的平台。这将极大地帮助您的管理团队，因为它将标准化后续工作。这就引出了下一点。

5.让管理团队接受变更

尽管选择合适的平台很重要，但变革管理的重要性也不应被低估。发现异常很好，但如果异常没有得到正确和迅速的处理，那么您只是在进行持续监控，而不是持续改进。

重要的是要认识到持续改进可以很容易地在每天的基础上产生大量的异常。根据控件的不同，并不是每个异常都是错误。

对于大多数控件，异常是一种可能的错误。这意味着您的管理团队不仅要修复错误。首先，他们必须评估异常是否是一个实际的错误。如果不是，他们必须记录为什么不是。矛盾的是，控件越复杂，异常是实际错误的可能性就越小。长话短说，持续改进会对你的管理团队提出很多要求。帮助他们应对这些变化。让他们的生活尽可能轻松。

6.创建反馈循环

在莱顿大学，通过使用数字工作流，异常处理被广泛记录。什么时候发现异常，谁处理它，采取了什么行动?一切都被记录下来。

这有两个主要优点:它提供了一个清晰的审计跟踪，并且允许反馈循环。每当管理团队处理一个不是实际错误的异常时，他们都会记录这个异常。如果需要的话，这个反馈被用来调整控制。导致太多“错误”异常的控件，会给管理团队带来不必要的负担。

7.向他人学习

最后也是最重要的一点是向他人学习。持续改进是人力资源领域一个令人兴奋的新领域。请随时联系，让我们分享经验!