技术可以帮助你改变员工消费行为的3种方式

提交费用是工作生活中常见的一部分，如果不是乏味的话。从申报里程到为见客户支付机票费用，分类和提交费用是一项经常让员工陷入困境的行政任务。而且，虽然人力资源部门正在努力改进员工体验在弹性工作制、奖励和认可等领域，报销——至少对大多数人来说——仍在造成普遍的沮丧和不满。

那么，为什么通常会有这么多的管理涉及到应该是一个简单的偿还所欠的钱?可悲的是，这归结为糟糕的体验——这次是为企业，而不是员工。发生了费用欺诈。有时是故意的，但也经常是偶然的。

这里是一些最糟糕的例子的快速汇总，作为背景，不幸的是，这些并没有被发现，实际上是支付:

嫁给工作场所

很多人经常开玩笑说，他们和工作结婚了，但有一位员工说得太过分了他想把订婚戒指卖给他的组织。感觉嫁给了你的工作是一回事，为公司买钻戒是另一回事。

披萨派对

出差期间花钱吃饭是很常见的做法，但当一名员工在圣诞节要求达美乐披萨外卖时，他们真的认为从雇主那里索要这份节日礼物是可以接受的吗?

审核费用

狗狗被认为是人类最好的朋友，但一名员工却将这一行为推向了新的高度，他们试图索要价值700英镑的兽医账单。除非它是一只可爱的办公室狗，否则这就是滥用开支的一个例子。

戒指,戒指

当你使用公司电话时，报销你的个人移动话费应该给你敲响警钟，但这位打电话的人在打电话时获得了500英镑的话费报销。

宠爱的时间

你可能整天都在笔记本电脑前拼命打字，但你有资格花钱去修指甲吗?一名员工将她的账单充值给了公司。

这些都是令人难以置信的例子，但遗憾的是，它们并不像大多数人想象的那么罕见。在传统的商务旅行和报销流程中，很容易出现欺诈行为，但要发现却极其困难。事实上，每年，企业在索赔游戏中损失了数百万美元：

仅在英国，就有十分之一的员工承认“一直”提交错误申报单，另有四分之一的员工“不定期”提交错误申报单。最常见的问题包括夸大行驶里程(27%)、购买办公用品并私用(20%)和篡改出租车收据以骗取更高的车费(16%)。据估计，此类活动每年给英国企业造成约20亿英镑的损失。

那么，过度紧张的人力资源和财务团队，他们没有时间去仔细检查每一份费用报销的异常情况，如何才能以更聪明的方式管理员工的费用，从而节省他们的时间，更重要的是，节省金钱?

1.将费用报销与有形的业务成果联系起来

让你的员工在花钱方面做出更好的决定(为了公司的利益)意味着把他们的支出与特定的活动联系起来。这并不仅仅意味着在提交索赔时要求他们提交一份关于支出用途的解释。

考虑改进您的费用管理流程，以确保员工提交索赔与动态客户和项目数据。如果商务舱航班影响了销售代表的利润，他们可能会选择经济舱航班，或者重新考虑是否需要一顿米其林星级餐。员工们会开始把钱当成自己的钱来花。

2.方便实时的费用管理，而不是一个月一次

我们都为此感到内疚。把开支囤积到月底或者等到一个安静的星期五。员工和经理都对费用管理感到厌倦，以至于他们一直拖到最后一刻才去处理。事实上，我最近采访的一家全球会计师事务所要求员工拍摄收据的照片，并将其发送给相关的私人助理，后者将其打印出来，核对并将其装在信封中发送到另一个国家的服务中心。当提交收据如此困难时，难怪员工们会尽可能地避免提交收据。

费用管理可以实时、移动和轻松地完成，将大大有助于消除这种“费用疲劳”，并将确保提交和批准索赔就像检查电子邮件一样成为日常工作的一部分。这也意味着没有时间在开支上“有创意”。

3.如果上述方法失败，可以利用人工智能驱动的技术来打击欺诈

利用人工智能的差旅和费用管理技术已经帮助检测和标记重复和/或可疑的索赔，提高效率和准确性。但要真正释放行为改变的财务价值，那些在更广泛的商业活动中使用这些信息的技术——例如在CRM系统中记录的数据——才是真正帮助当今精通技术的组织的技术。

随着商业目的的清晰可见，构成索赔的大部分日常和平凡的费用几乎立即得到偿还。这为人力资源和财务团队节省了长期的时间，他们可以将注意力转移到更具战略性的业务事务上。至关重要的是，它还为员工提供了更好的持续体验——在今天的环境中，留住员工对整体业务增长至关重要，这一点越来越重要。