基于活动的工作:人力资源专业人士需要知道的

随着公司试图在远程工作和办公室之间取得平衡，基于活动的工作可能成为解决方案之一。在本文中，我们将进一步了解基于活动的工作。它是什么，它的优点和缺点是什么，以及什么最佳实践可以帮助您开始?遵命!

内容
什么是基于活动的工作?
ABW的优点
基于活动的工作的缺点
ABW最佳实践
结束
常见问题解答

什么是基于活动的工作?

基于活动的工作(ABW)的概念是围绕这样一种思想发展的，即让人们有可能在一个完全优化的环境中完成他们的工作任务，以完成特定的活动。例如，沉默区、协作区、学习区、社交区等。

ABW是关于将工作活动与支持甚至改进这些任务的环境联系起来。它经常与的办公桌这是一种工作场所策略，让部分或所有员工共享办公桌，而不是有一个固定的办公桌。

实施基于活动的工作的原因包括减少间接成本，节省空间，增加办公室使用的灵活性(Appel-Meulenbroek, Groenen, and Janssen 2011, de Been and Beijer 2014, Brunnberg 2000)。截至2020年，另一个原因可能是遵守政府实施的与covid相关的工作场所规定。

ABW的好处

让我们从基于活动的工作的一些好处开始。

• 非常适合新冠疫情后的工作场所。结合在家工作ABW可以成为后疫情时代理想的工作场所概念。毕竟，人们可以根据自己想要完成的具体任务来选择当天在哪里工作。这使得公司可以减少同时在办公室工作的员工数量，由于全球健康危机，这在许多国家已经成为强制性规定。
  它还使组织至少目前可以呆在同一栋大楼里，而不必为了遵守新规定而寻找两倍、三倍甚至四倍大的办公空间。
• 吸引候选人和员工．弹性工作时间在一定程度上，让人们有机会决定自己的工作时间和工作地点。这是一项越来越受欢迎的员工福利。候选人，尤其是Y世代和Z世代这样的年轻一代，以及员工都很喜欢能够在任何地方工作，并有自由选择是否来办公室。
  因此，ABW的设置，结合在家工作的政策，可以为您提供有竞争力的招聘优势，也对您的员工留任产生积极影响。
• 更多的沟通和知识交流．由人与建筑中心进行的研究(代尔夫特理工大学的一部分)发现，总体而言，在ABW办公环境中的人们会经历更多的沟通和知识交流。与同事的巧合会议以及不同部门之间更大的互动也是原因之一。
• 有效利用办公空间．ABW办公室的设置可以更有效地利用工作空间。与其每周分配几天空着的办公桌——比如当人们在家工作的时候——其他需要是在那些日子在办公室可以使用它们。
• 更少的成本。与员工在家工作的安排一起，基于活动的工作使组织能够减少所需的工作站数量。这有几个好处:它可能会减少你所需的办公室面积，这反过来又降低了租金。它还可以降低在未使用的办公桌和设施上的花费，并减少你的水电费。
• 增加生产力。我们之所以把它放在最后，是因为当谈到ABW是否能提高员工的工作效率时，人们的意见不一。微软阿姆斯特丹办公室确实如此。2008年，他们围绕基于活动的工作重新设计了微软NL．在一楼，他们为员工和访客建造了一个公共工作空间，团队长椅，个人工作空间，会议室和两个礼堂。他们还增加了一个咖啡店，室内和室外用餐区，休息室和睡眠舱。一个俏皮的天花板奔跑者引导着员工们穿过不同的工作区域。办公室的其他五层有开放和封闭的空间。结果呢?生产率提高25%(房地产成本下降30%)。

基于活动的工作的缺点

已经对ABW的影响进行了几个(案例)研究。以下是我们发现的一些缺陷。

• 人们喜欢例行公事．虽然这个想法是为了让员工根据他们的活动来改变设置，但事实证明，在现实中，我们喜欢回到同一个地方。不出所料，我们人类喜欢自己的习惯。这种行为的另一个原因是，人们通常与一个同事比另一个同事有更多的亲和力或联系。因此，他们喜欢坐在一起——在同一个地方。
  虽然没有人反对人们想和相处融洽的同事坐在一起，但这确实破坏了与ABW有关的一个观点;通过优化设置连接任务-并创造机会与不同的同事建立更多联系。
• 噪音。如果你在一个“安静的区域”工作，而一个同事开始打电话，这会分散你的注意力，最终造成一些不必要的压力。同样的事情也会发生在人们不断经过的时候，因为洗手间或咖啡机恰好就在应该为需要集中注意力的人准备的区域旁边。但即使是在合作区域，人们也会发现其他团队的声音太大或让人分心。
• 缺乏联系．虽然ABW的理念是它将导致人与人之间更自发的合作，但现实表明情况并非总是如此。这有几个原因。人们在现实生活中很少见面，因为他们不常去办公室，而且当他们做走进办公室，他们很有可能不会遇到他们的团队成员或其他经常一起工作的人。
  人们不一定会尽可能多地与人交流的另一个原因是，人们在办公室里经常戴着耳机，尤其是在工作需要集中注意力的时候。虽然“耳机模式”背后纯粹是出于职业动机，但它确实有一种“吓跑”其他人、阻止他们接近同事的倾向。
• 对同事和工作站的追求。任何事物都有两面性。是的，ABW可以促进与不同人的联合工作和互动。与此同时，研究显示例如，ABW设置也会让人们更难找到他们需要的同事、团队成员或支持人员。是的，没有固定的办公桌可以帮助优化办公空间。然而，它也可能造成这样的情况:人们浪费宝贵的时间寻找一个工作站，或者团队浪费时间寻找足够的可用空间来进行共同创造会议。

ABW最佳实践

让我们来看看一些最佳实践，它们可以帮助你最大限度地减少基于活动的工作的缺点，并最大限度地利用这种工作场所策略。摩根·洛弗尔制定了详细的、按部就班的计划实施ABW的指南(我强烈建议你看一看)从中我们提炼了以下最佳实践。

1.准备

对于许多组织来说，引入基于活动的工作将是他们以前运作方式的文化变化。这就是为什么在以下方面收集信息(数据)很重要:

• 您的组织目标(例如，您是想改善协作，还是创新更重要)
• 办公空间目前是如何(未)使用的?
• 询问涉众的想法
• 进行员工调查

我们已经提到过，人们喜欢他们的习惯，所以当你从“经典”的工作方式转变为ABW工作方式时，自然会有一些员工关心。在你引入基于活动的工作之前，评估你的员工所关心的问题，这样你就知道如何解决他们的担忧。典型的恐惧包括:

• 害怕改变
• 身份丧失
• 旧的和错误的IT

与任何重大变化和随之而来的投资一样，你需要为基于活动的工作建立一个商业案例来说服人们。这不仅是为了让高级管理人员参与进来，还包括员工。在您的业务案例中包含的元素可以是:

• 每平方英尺和每个员工的成本
• 适应未来的增长
• 改善招聘和保留
• 低能耗

2.组建团队

也许这一点在您开始收集数据之前就已经出现了，但无论如何，不用说，您需要一个伟大的团队来确保您的ABW项目将会成功。团队应包括:

• 项目经理，最好是人力资源或财务部门的高级人员
• 来自公司各个部门的人员(“内部团队”)，从组织的首席执行官或董事总经理到人力资源、物业团队、IT、财务、部门经理和私人助理。在一些国家，视法律而定，还可能要求有工会代表参与，因为转向以活动为基础的工作可被视为一种重大的组织变革。
• 非常大的公司内部可能有必要的专家，但大多数组织需要引入一些外部专家来确保一切顺利。想想一个工作场所战略顾问(具有数据收集、室内设计、变更管理、ABW业务案例等方面的能力和经验)、一个设计师和一个可以做实际建筑的公司。

3.定义要点

当涉及到基于活动的工作时，在项目开始之前，有很多主题需要处理和定义。认为:

• 预算。很明显，但很重要。这应该包括员工调查成本、设计成本、工作场所战略顾问的预算等。
• 技术。ABW的成功实施依赖于强大的技术。检查一下你的Wifi、笔记本电脑、云系统、视频会议工具和其他员工使用的工具是否足够灵活和高效，或者是否需要升级。
• 供暖、照明和通风需要。
• 政策的改变。以活动为基础的工作不仅仅是简单的办公室改造。它涉及现有工作实践的改变。因此，这将需要公司的各种政策变化，包括人力资源政策、在家工作政策、it政策、办公室规则等等。

4.设计是关键

当ABW的想法是有不同的区域以最好的方式支持不同的工作活动时，工作空间的设计是至关重要的，这是不足为奇的。虽然你可能会有一个专业的设计师和/或工作场所战略顾问来负责设计，但我们将重点介绍一些与设计相关的元素:

• 空间的审计。确保你评估了你的空间需求(你需要容纳多少人，谁可以灵活，谁需要在办公室呆更多时间，等等。)
• 存储。在ABW设置中，您可能需要更少的物理存储空间，但需要什么样的存储呢做你还需要吗?
• 家具。家具在以活动为基础的工作中扮演着重要的角色，因此需要一些思考。与安静区或电话亭相比，协作区有不同的家具。

5.计划推广

你不会一夜之间就进入一个以活动为基础的工作环境，这是很清楚的。尽管项目需要一些时间，但最好记住交付-换句话说，终点线-并尽可能多地为它做准备。要记住的是:

• 关键涉众时间表。为了避免打断他们的假期，因为他们需要在一些事情上签字…
• 移动。你将如何着手实际的行动?如果你不搬迁办公室，你将如何在员工需要同时工作的情况下安排员工的工作?
• 最后期限。在项目开始时设定一些最后期限，以帮助事情始终保持在正轨上。
• 沟通和培训。为了避免ABW的一些缺点，最好在做出关于基于活动的工作的决定后立即与员工进行沟通。组织几次培训课程，让人们了解这种新的工作方式，每个人都能最大限度地利用它。主题可以包括明确解释不同的工作设置及其具体规则、IT安全、协作工具和新的办公室礼仪。

结束

基于活动的工作，就像所有的工作场所策略一样，有它的优点和缺点。然而，如果计划和实施得当，前者将超过后者。因为ABW不仅能让公司在远程工作和办公室之间取得平衡，还能帮助他们在情况突然变化时保持更大的灵活性和适应性。最重要的是，它在弹性工作方面满足了求职者和员工的期望。

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