AIHR直播-第4集与Tako Zoutman

在这次采访中，我采访了Tako Zoutman。Tako是一位经验丰富的人力资源专家，一直专注于人力资源系统、数据和转型。这正是本期AIHR直播的主题。

埃里克·范·沃彭:大家好，欢迎来到AIHR现场。我和塔科·佐特曼在一起。Tako,欢迎!你能简单介绍一下你自己吗?

Tako Zoutman:是的，我会。我是Tako。我在人力资源部门工作，是一名独立的人力资源顾问，在过去的10到15年里，我专门专注于人力资源系统技术、数据和转型。有趣的工作，但这就是我在做的，然后支持该领域的组织。

埃里克:太棒了。今天我们要谈谈人力资源系统，因为我认为人力资源部门的很多人，他们真的知道如何与人合作，但系统方面有点可怕。当涉及到他们的系统和系统管理时，为什么对人力资源来说保持领导地位如此重要?

Tako:基本上是因为这是关于他们的系统。系统本身并不是那么重要，但我认为越来越多的组织开始意识到系统应该支持组织。如果人力资源不能控制系统，他们就会被系统中某人所做的选择所引导。

如果不是人力资源部门，如果根本不涉及为什么这个问题，我们需要什么?我们的组织需要什么样的东西?然后你可能会得到一个系统，它会引导你进入下一个步骤，这可能是你以前没有想到的。

埃里克:你能举个在日常生活中发生的例子吗?

Tako这是一个有趣的例子。在人力资源系统中，很多供应商都在讲述关于它的很棒的故事。一切皆有可能，一切都像苹果一样。这很吸引人，但如果你谈论，例如，很多组织喜欢的时间应用程序。他们想要有时间记录，但如果你开始谈论时间，你也会开始谈论我们目前如何利用时间?

我们要它做什么?登记时间的目的是什么?对于财务经理来说，有一个完全不同于人力资源经理的原因。顺便说一下，登记时间的挑战之一就是谁拥有这个话题。第二，人力资源部门大多数时候会因为立法而让时间变得复杂。比如说，关于病假的立法，关于父亲的立法，当你有孩子的时候，父亲可以离开。

对金融来说，它们不是那么相关，但这让过程变得复杂。如果要安装time应用程序，有时听起来很容易，但必须考虑如何准备。我现在要怎么做呢?例如，如果劳动力计划是在Excel表格中完成的，您希望如何引入时间登记的数字方式?因为这两个是相连的。

埃里克:我们正一头扎进去。我认为这很好。你说的是，对于财务来说，当财务处于主导地位时对用户的需求与人力资源处于主导地位时的需求会有很大的不同?

Tako:是啊。谈论人力资源制度是好的，但我希望人们意识到这不应该是谈论它的目的的开始。系统本身不应该处于主导地位。它应该是组织的宗旨和目标。我们想要达到什么目标?如果你以一种正确的方式定义了它，希望是通过一个好的策略，如何前进。

我们如何为员工提供便利?它是如何匹配的，它是如何与改善我们的业务结果相匹配的?如果你已经定义了，那么在此基础上定义你的需求。将它与您在那里的其他涉众对齐，然后开始查看真实的系统。这项技术。

埃里克你是说我们需要从为什么开始?

Tako:是的。

埃里克:谈谈分析吧。像往常一样，从业务问题开始。从为什么开始。当你谈论系统的时候

Tako:基本上就是这样。

埃里克你需要从为什么开始。你有丰富的人力资源咨询经验，作为人力资源总监与人力资源系统合作，也担任过咨询角色。根据你的经验，有多少百分比的案例是由人力资源部门主导的?有多少百分比的案例是由IT部门或其他部门主导的?

Tako当然，这在很大程度上取决于公司的规模。我通常看到的是，在较大的组织中，IT部门比较小的组织具有更大的影响力。这也是因为你更容易看到对方，这也是一个问题，预算在哪里?我注意到，当预算位于IT部门之外时，比如人力资源部门，IT部门处于主导地位。

这是可以理解的，但随后你需要检查并与IT部门合作，以确保他们理解你作为人力资源部门的需求。你真的需要投入时间让他们意识到，另一方面，你也必须投入到他们的沟通方式上。我一直在与IT部门合作，他们对技术非常了解。

对于他们来说，人力资源的业务，不管它是人力资源还是财务，也不管它是一个流程还是一个功能。然后你们可能会以对话告终，IT谈论技术人员，HR谈论HR。看着对方，不理解或者认为他们理解，然后你就有问题了。

埃里克:假设你所在的组织的预算由IT部门负责?那么，作为一名人力资源经理，你们如何共同工作，并确保自己在这个过程中发挥作用呢?

Tako:我在组织工作中看到的一件事是，在人力资源部门，你必须意识到它应该有能够像it一样交谈的人，以及围绕它的其他问题。我看到很多组织的IT人员从客户经理或类似的角色开始工作，他们有义务了解他们的业务。

我的目标和我经常对企业说的话是:“你们也需要这样做。你需要在你的组织中有一个了解技术挑战的人力资源人员。能够与技术合作伙伴交谈，“无论是内部还是外部，都不重要。人力资源IT，人力资源技术，是一个严肃的角色，应该是任何人力资源部门的一个严肃的活动。

埃里克:我的下一个问题是，当谈到人力资源系统时，作为人力资源，你如何保持对购买软件的决定和实施的影响力?因为实现项目可能会花费更长的时间，您如何保证您是最新的，并在实现中保持活跃?

Tako:我认为它已经开始了。如果当您决定要转向另一个系统或技术时，您围绕项目建立了治理，那么您需要确保在治理模型中，您已经确定了您作为人力资源部门的角色和位置。谁来做决定，你需要事先说清楚。如果你不得不这么做，当你在做这件事的时候，有时候你可能会陷入无休止的对话。

另一方面，在项目期间，外部世界并不是静止的。很多这样的项目都需要时间。6个月，12个月，18个月是正常的时间，特别是对于较大的实现。它表明周围的世界没有移动，这是不对的。当您以适当的方式设置需求时，您需要确保这些需求在项目期间也得到更新。

这就是人力资源在建立项目时需要承担的角色，就是不断地进行检查。我们是否跟上了行业的发展趋势?例如，如果一个企业决定改变战略，这将是有趣的，因为你需要直接检查，“嘿。我们还能适应吗?的问题。

它甚至可以是，因为当然，立法对人力资源系统的很多事情都有影响。我们能抓到他们吗?我们已经和我们的供应商同意在项目期间捕获它了吗?我们该怎么做呢?我总是说，“尽可能敏捷地工作”，因为这样你就有可能在项目过程中影响、改变和走动。

埃里克:你需要以一种敏捷的方式工作，因为业务策略可能会因为GPR法规而改变。

Tako: GDPR法规，是的。

埃里克例如，他们会以一种重要的方式把事情搞砸，对一些组织，对一些实施项目。另外，市场变化很快。IT…

Tako:提供者。

埃里克当前位置IT供应商和人力资源软件供应商的数量正在暴涨。你如何跟上不断变化的环境?我想，这也和灵活性有关。当一个实施项目可能需要12到18个月时，您如何跟上快速变化的环境?

Tako基本上你在市场上看到的是，一个新的合作层面正在开始存在。已经有相当多的公司活跃在中间层。他们支持你作为一个组织去发现，这是我们的需要。这是他们典型的咨询活动。接下来的事情是调查市场上有什么可用的。

你是对的。如果你看看荷兰的基本人力资源系统，已经有大约200家这样的供应商。小的，大的。找出哪一个是最好的，这本身就是一项工作。我不认为任何人都能跟上所有的进度，但你要让自己了解情况。与你的客户、市场竞争对手交谈。确保他们明白自己在做什么。

控制住自己。偶尔去参加一个会议，看看周围，看看那里有什么。再说一遍，根据你的要求，你需要什么?你为什么想要它?如果你定义了它，你会注意到你能够更聪明地面对市场，有一个更专注的方向，比如说，比你开始看这些人力资源系统。

埃里克同样有趣的是，我认为，我们经常遇到的一个问题是，“嘿，我该从哪里开始呢?”因为确实有成百上千的提供者。我该从何说起呢?这是很多人力资源人员真正关心的问题，他们知道自己需要什么。他们也可能有业务问题。希望它们不会溶解。

他们知道自己需要什么。首先，他们会说:“嘿。确保了解用户需求。确保你知道你真正要解决的问题是什么。”即使他们知道，你如何找到合适的供应商和合适的合作伙伴?因为你可以去参加会议，但之后…

Tako:是的，还有一个会议，那是收集信息。我建议人们在项目的第一阶段就这样做，因为这也给了他们一个深入研究的机会，了解你可能有什么样的要求，你没有意识到的。

埃里克:看看不同的系统是如何工作的——信息量很大。

Tako:没错。

埃里克:信息量很大。

Tako:第二件事是，你需要弄清楚我需要什么样的支持?这取决于我们作为一个组织是如何运作的?我们的文化是什么?我昨天接待了一个500人的小客户。非常有信息的组织，我在想，“好吧。如果他们想要一个人力资源系统的实施合作伙伴，我不会问大的咨询公司，“因为基本上他们的工作方式是结构化的，更标准的方式。

问题是他们如何适应他们的工作方式?另一方面，找到一个完全符合你工作方式的人也很棘手。你需要有一个能够匹配你的人，同时也能够挑战你，因为剩下的是很有规律的事实，你做的就像你一直做的那样。在这种类型的项目中，你需要弄清楚我们应该如何在两到三年内完成它，这样我们仍然能够在那个时候为组织提供便利?

埃里克:那么作为一名人力资源经理，你从哪里开始?你知道要求。下一步是什么?

Tako:寻求建议。从你的同事那里获得建议。这就是我在过去几年学到的。确保你见到了你的同行。同事不仅是人力资源经理，也可能是其他人。和IT经理、财务经理交谈。每个人都在与数字化和系统作斗争。你在这个世界上并不孤单。说话。出去。 Go out of the office. Get out of your location. Meet people and via that, allow yourselves to introduce yourself in the great world of digitalization.

埃里克我认为这是很好的建议。

Tako如果你不喜欢它，因为它可能是，这是一个挑战，人力资源可能不总是最好的，对技术感兴趣。这种情况正在迅速改变。如果你不喜欢，找一个喜欢的人，因为这些人会开始在谷歌上搜索并弄清楚。老实说，在你的电脑后面呆上半天，你已经得到了很多信息，开始抓住它。

然后在某个时刻，你需要决定，我要一个人做吗?和IT一起?例如，我的IT部门是否有足够的支持?我信任这些人吗?然后你需要弄清楚你需要什么样的支持。我知道有些组织非常擅长对所有提供者进行基准测试。有一些较小的咨询公司，他们或多或少使用非常有趣的方法。

当你有了你的需求，他们把它放在他们的引擎中，然后在更新的数据库中，你得到的信息，这些似乎是最适合你的需求的消息产品。你可以自己做，但另一方面，世界变得如此复杂和模糊，我认为确保你有正确的支持开始变得相关。

埃里克不，我认为这样说很公平。我认为还有一个我们没有回答的问题，他们仍然想问你，是关于IT和人力资源的预算分配。在理想的情况下，假设你可以创建自己的组织，我知道你将在该组织中担任人力资源总监。你会有自己的预算吗?或者你会说，“嘿，预算最好分配给IT部门，作为一个设计选项”?你会把它定位在人力资源部还是it部?我知道你在想

Tako这是一个相当棘手的问题。

埃里克我很想知道为什么。

Tako因为双方都有好处。

埃里克你能解释一下对双方都有好处吗?

Tako:基本上，如果是it行业，这取决于组织如何看待预算。我见过一些组织的预算只是为了确保用于支持活动的预算尽可能小。在这种情况下，我建议把预算交给人力资源部。因为这样你就可以根据商业案例对预算提出质疑。根据我作为人力资源总监的职责，这对我们公司有什么好处?

目前我们正在支付。但说实话，IT也可以做到这一点。我看到了双方，这似乎是可行的，尽管我认为如果预算不在人力资源系统，这意味着人力资源系统的预算是更大预算的一部分，财务和所有其他部门也包括在内，它成为有关预算或支出决策的相关因素之一。

如果你对自己的IT预算负责，那么人力资源是影响讨论的唯一因素。作为人力资源总监，你甚至可以用你的其他预算来交换。因为你有自己的员工，有自己的系统。你可能有培训预算。

老实说，如果你能巧妙地处理所有这些预算，那么在设计业务案例时，你将拥有比IT预算更潜在的其他机会。没有理想的世界，因为这在很大程度上取决于，比如说，一个组织是如何运作的。这两种方法都可以，但你必须弄清楚哪种方法最适合你。

埃里克:太棒了。好吧Tako非常感谢。

Tako:是的，谢谢。

埃里克谢谢大家的聆听。我的笔记本电脑刚刚发出电池没电的声音，所以我们要结束采访了。非常感谢大家，希望下集再见!