员工数据收集概要

公司收集各种员工数据是为了提高效率、实现业务目标和减少法律责任。随着大量员工数据的收集，事情很容易失控。让我们看一看有用的员工数据类型，以及保护、管理和收集员工数据的最佳实践。

内容
人力资源和业务数据
员工数据类型
为什么收集员工数据很重要?
员工数据收集最佳实践

人力资源和业务数据

数据是商业世界所围绕的。没有数据，组织将无法做出清晰的战略决策。人力资源活动提供了大量对组织有用的员工数据。然后收集、组织、分析和比较这些数据来衡量成功或失败。

人力资源专业人士和商业领袖然后使用这些信息来获得有价值的见解，发现趋势，并监控业务中人性化的一面。

根据畅销书作家伯纳德·马尔，“传统上专注于人员、文化、学习和发展以及员工敬业度等软元素的业务部分，正越来越多地受到硬数据和数据分析的驱动。”

员工数据收集通常是持续进行的。例如，在一年内跟踪申请和面试、候选人多样性和新员工的招聘数据。了解要收集哪些数据、最佳数据源以及如何管理是很重要的人力资源分析有效。有时，可能需要一些尝试和错误才能做到这一点。然而，从可以收集哪些类型的员工数据开始是个好主意。

员工数据类型

如果您是收集员工数据的新手，那么想知道哪种数据对您的人力资源工作影响最大是很正常的。以下是人力资源部门应该收集和维护的员工信息的纲要。

人员信息:确保为每位员工创建一个安全的数字文件，其中包括经常会派上用场的信息。例如，他们的全名、出生日期、受雇周年、配偶或近亲联系信息、通勤偏好、服务年限、出勤记录、制服和鞋码(如果你提供这些)。

就业细节:保留雇佣协议、竞业禁止、雇佣激励、发明的专有财产、背景调查结果以及其他阐明每个人在组织中的雇佣条款的法律文件的记录。

工作细节:你还需要仔细记录工作细节，比如工作描述、要求、教育背景和工作经验需求。确保这些方面至少每年更新一次，并将其与员工在工作中的实际情况进行比较。

技能的库存:保持一个完整的员工技能清单是至关重要的，这样你就有可用的员工来承担新的职责。这也可以帮助你识别任何需要额外培训或招聘新人才的技能差距。

工资数据:每年，工资都会随着新的工作任务、技术和通货膨胀而变化。为了留住你的员工，最好跟踪薪资数据以及工资是如何变化的。这可以帮助你的组织在候选人驱动的就业市场上保持竞争力。

福利信息:跟踪福利信息是长期计划的一部分，以确保员工利用健康保险、带薪休假和员工培训计划等福利。您可以从计划管理员那里获得这些数据，并使用它来评估每年对员工的福利价值。

性能数据:许多组织定期跟踪员工的表现，无论是年度还是季度绩效评估或正在进行的过程中。确保你有一个系统，让员工在经理的帮助下设定目标，并通过相关指标跟踪他们的进展。

员工调查数据及反馈:很多员工数据都是直接由员工生成的。通过入职调查、员工敬业度调查、甚至离职调查等收集的数据都可以成为改进和改变的宝贵信息来源。

雇主还会收集其他类型的数据。例如,87%的商业领袖他们的组织收集了疫苗状态、新冠病毒检测结果或体温检查等与COVID-19相关的个人医疗信息。去年，67%的领导者曾要求员工提供性取向、残疾状况或种族身份等个人信息，以支持多元化、公平和包容(DEI)项目。

为什么收集员工数据很重要?

员工数据收集对所有组织都很重要，无论数据来自何处。为什么你要花时间收集人力资源数据?以下是三个原因:

• 创建您的员工的全面图片。你会很好地了解谁在为你工作，工作多长时间，他们有什么技能，他们的表现如何等等。所有这些数据都为您的短期和长期人力资源战略的发展提供了信息。你可以利用这些信息来创造一个积极的工作环境，从而提高工作效率。

• 确定人力资本趋势．通过定期收集和分析员工数据，您将能够发现工作场所和劳动力趋势。例如，你可能会注意到你的员工经常在公司工作两年左右就离开了。理解为什么会发生这种情况可以为更好的留存计划打开大门。

• 取得了更好的行政程序。员工数据管理软件可以使管理流程更加高效。你可以一目了然地看到你的员工队伍中发生了什么，哪些需要更新，哪些人力资源流程需要管理和优化，等等。例如,每次租用成本数据可以很好地显示你的招聘工作的效率，以及你可以在哪些方面改进招聘流程。

员工数据收集最佳实践

雇主在收集和分析员工数据时面临许多挑战。联邦政府制定了一些关于可以收集什么以及用于什么目的的指导方针，包括这些数据的存储。

在收集员工数据时，有哪些方法可以避免任何问题?

道德是第一位的。

你在做什么?收集特定类型数据的原因，你将如何使用它?你是否让每个员工签署了一份允许你收集他们数据的释放表格?如果您正在使用员工数据管理来确定生产力、员工健康和财务激励，这可能是相关的。

数据安全是首要任务。

确保所有的人力资源员工、经理和高级管理人员都明白该怎么做维护安全的员工记录．只存储需要的数据，并使用加密。

确保合法合规。

了解有关员工数据收集和存储的州、联邦和国际法律。例如,GDPR影响欧盟的企业，也影响与欧盟实体有业务往来的公司，或在欧盟有员工的公司。

对员工公开数据收集。

与员工沟通哪些信息可能被获取，存储在哪里，以及你将如何利用这些信息使他们受益。参考有关这方面的现行法律，并教育他们采取哪些措施来保护他们的信息。

在收集医疗数据等敏感信息时，这一点尤其重要。研究表明，只有1 / 4的员工愿意向雇主提供这样的数据。

例如，您可以创建一个信息表，并在新员工培训流程，或者您可以在公司的内部wiki上创建一个页面。

要显示透明度对你有多重要，一个很好的方法是询问你的员工，让他们了解他们想知道的关于你组织中员工数据收集的信息。

有些组织有一个员工数据权利法案在的地方。这是一份帮助公司确保收集员工数据的文件，考虑到以下几点:

• 最少化-只收集达到目标所必需的数据
• 目的-确定员工数据使用的合法目的
• 公平——努力消除不同形式的偏见
• 意识——告知员工收集哪些数据以及为什么收集

在数据收集、隐私和使用方面保持严格的政策。

审查并保持最新的数据收集政策。法律会改变，因此这将确保您遵守敏感数据管理。

在美国，一些保护特定类型个人信息的联邦法律包括:

• 健康保险携带与责任法案(HIPAA)
• 美国残疾人法案
• 《公平信用报告法》

更重要的是，不同的州可能有更严格的隐私法。您需要掌握这一点，以确保遵从性。

限制那些有权访问员工数据的人。

员工数据的使用应该根据谁需要它以及用于何种业务目的来定义。使用允许多用户权限的数据管理系统。

审核并删除不需要的信息。

确定某些类型的信息存储多长时间以及什么时候应该删除。例如，存储年度注册数据多长时间，或者长期存储员工记录的位置。

全面查看员工数据。

几个数据点结合在一起，可以帮助验证和备份任何人力资源趋势和决策。员工和工作场所数据的多种来源可以显示历史记录，并有助于发现模式。

这方面的一个例子可能是创建一个新部门，以扩大在新地区的业务。他们成长、增加新员工和产生新业务的好坏可以成为人力资源领域成功的指标。

关于员工数据收集和使用的最后一句话

雇主通常会收集员工的某些信息。请记住，在收集和管理这些数据时，您必须确保遵守州和联邦法律。确保以安全和有目的的方式处理这些员工数据。

在员工数据收集、共享和分析过程中，始终将道德和透明度放在首位。宁可过度保护这些数据，也不要随意对待。