[免费下载]员工离职清单及指南

一名员工如何离开一家企业，可能与他们如何被招聘和雇佣一样有价值。记住，如果他们是一个有才华的员工，他们可能有丰富的知识，你想留在这个行业。

通过保持良好的关系，你也为他们未来的回归或成为你的品牌大使留下了大门。遵循员工离职清单可以确保你的离职过程和入职过程一样顺利。

内容
什么是员工出口?
为什么要遵循员工离职流程清单?
员工离职流程步骤
有效处理公司内部员工离职的技巧

下载员工离职清单作为Excel电子表格或Word文档．继续往下读，了解人力资源部门如何设计和实施员工离职计划和清单。

什么是员工出口?

员工离职是一个组织用来让员工离职的过程。Offboarding是将员工从你的组织中分离出来的正式过程。这是在不影响组织正常运行的情况下，对员工的离职进行系统、统一的管理。

每个企业都有招聘、入职和培训员工的策略和流程。然而，当员工要离开的时候，一个类似的精心计划的过程并不总是被遵循。事实上，根据一项研究阿伯丁的研究在美国，71%的企业表示他们没有正式的交接程序。

员工离职计划管理员工在组织工作结束时的经历。它是系统的和一致的。如果做得好，一个清晰的离职流程和离职清单可以确保公司和离职员工顺利过渡。

为什么要遵循员工离职流程清单?

人们离职的原因有很多。他们可能想寻找其他机会。也许是招聘人员找到了他们。这甚至可能是出于个人原因，也可能是因为他们想花更多的时间和家人在一起。当然，在某些情况下，在采取适当的纪律措施和行动后，员工可能会被解雇。

以下是为什么员工离职是提升你作为雇主声誉的绝佳机会:

• 提供有价值的见解:离职过程为人力资源专业人士提供了进行离职面谈的机会。这些面试可以为企业提供宝贵的见解，了解员工对公司、流程、经理和管理结构以及整体运营的体验。离职面谈可以帮助人力资源专业人士发现企业组织文化中的缺陷，这可以让你设计和实现更好的整体员工体验。
• 重申公司文化:当员工离开一家公司时，公司如何对待他们，可以清楚地反映出这家公司对员工的整体价值。如果你尊重一名即将离职的员工，你就是在向其他员工发出信号，如果他们离开或当他们离开时，你会如何对待他们。如果员工知道自己会被善待，他们就更有可能珍视自己在公司的任期。
• 实现平稳交接:员工离职流程最大限度地减少了员工离职的干扰，确保业务照常进行，有一个良好的交接流程，员工的知识和经验成为制度知识。
• 彰显员工价值:人们会离开公司。他们也会回来。如果你在离职时善待一名有才华的员工，他们更有可能回到公司，而不是在整个离职过程中让他们感到被忽视和不尊重。相反，他们应该感到受到重视，组织重视他们的选择，支持他们的个人或职业决定。
• 构建品牌声誉：员工是你在市场上的品牌倡导者。在离开一家企业后，许多员工将继续成为品牌的支持者，并为未来的客户和员工提供值得信赖的推荐人。然而，他们也可能是市场上的对手。因此，友好地分手很重要。
• 提供一个过程:如果一个雇员被解雇了员工离职流程确保所有相关的步骤都被遵循，而不是情绪化的过程或任何步骤被遗漏。其他员工将能够看到一个公平和一致的程序被遵循，组织将免受任何法律或安全威胁。

人力资源专家建议

一致性很重要。有了员工离职清单，人力资源专业人士和经理们就不会根据情绪行事了。相反，每次都遵循相同的步骤，向员工表明，当他们离开公司时，每个人都将受到同样公平的对待。

注意:有些步骤比其他步骤更复杂，由不同的部门负责。每个部门(IT、人力资源、工资)也应该有自己的检查清单。例如，IT应该知道需要撤销哪些访问以及何时应该撤销。

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员工离职流程步骤

在每个企业的发展过程中，员工离开是很自然的一步。员工离职，新员工加入。人力资源专业人士和经理应该将辞职视为业务的一部分，并有明确的流程支持。如何处理辞职为员工成功离职的其他步骤定下了基调。

如果没有清晰的员工离职流程文件，离职体验就无法确保所有知识都能传递，也无法确保你有机会从员工在组织内的工作经验中学习。

第一步:处理辞职事宜

辞职(或终止)要正式，有文件记录，有一个明确的程序是很重要的。

这样做:

• 接受辞职，并要求员工填写一份标准的解雇表格。
• 计划尽快宣布辞职，并与员工讨论如何以及何时辞职。无论如何，人们都会发现并开始谈论他的辞职——控制叙事很重要，这样谣言就不会泛滥成风。
• 通知薪酬、IT、运营、法务和高级管理层的主要利益相关者，以便他们为退出流程做好准备。
• 与员工及其经理合作，计划如何以及何时通知客户。
• 如果是高级员工，讨论一下还应该通知谁，包括重要客户，甚至是股东。

人力资源专家建议

此阶段的目标是确保对业务操作的干扰最小化，并使客户体验保持一致。

步骤2:记录员工退出

员工辞职的方式有很多种。有时是口头上或电话上。其他时候是通过电子邮件或短信。

但是，要想让辞职信对人力资源部门来说是正式的，要求一份正式的辞职信，说明员工自愿辞职的决定是很重要的。

这样做

• 要求员工填写辞职信
• 求职信应具体说明:
  • 辞职是自愿的
  • 他们受雇的最后一天
  • 他们是打算工作到最后一天，还是利用任何已安排好的假期来填满剩余的时间。
  • 如果解雇是非自愿的，也需要记录在案。
• 决定是否应该签署保密协议

第三步:对内对外沟通员工离职

一旦所有必要的文书工作都完成了，就应该尽快宣布该员工的离职。这样可以最大限度地减少关于员工如何或为什么离职的消息走漏，以及谣言的传播。

如果这名员工是经理或高级领导，或与客户打交道，那么计划好如何与股东和客户沟通他们的离职也很重要。

这样做:

• 向所有内部利益相关者发送简洁、信息丰富的电子邮件。包括以下细节:
  • 员工离职的原因(如果他们有一个令人兴奋的新职位，分享这个好消息并与他们庆祝)
  • 他们的最后一个工作日是什么时候
  • 他们的职位是否被填补，如果是，由谁填补，何时填补
• 你可能需要给该员工的直接团队再发一封电子邮件。包括以下细节:
  • 在角色被填补之前，工作流将如何管理
  • 离开对球队意味着什么
  • 团队将如何得到支持
  • 交接过程会包括什么
• 最后，计划如何与客户打交道:
  • 员工会发电子邮件吗?
  • 和一些客户安排面对面的会议合适吗?
  • 会谈内容是什么?我们建议:
  • 谁将接管这个帐户
  • 如何保持业务连续性
  • 在过渡期间如何支持客户端

人力资源专家建议

别把辞职这件事保密了!一些公司选择对辞职事件保持沉默，因为他们不想让员工或客户担心。但是，我们不推荐这种做法，原因如下:

• 离职的员工需要时间将他们的知识传授给同事。如果他们的同事不知道他们要离开，这是不可能做到的。
• 人们不喜欢被欺骗的感觉——无论是同事还是管理层。这会在组织内部产生怨恨。
• 当秘密被保守时，人们会认为还有更多的事情要知道，没有什么会更快地导致流言蜚语和错误信息。

第四步:计划知识的转移

知识转移是退出过程中最重要的步骤之一。每个员工都有一些只存在于他们脑海中的知识。这是你帮助他们思考和把握工作细节的机会。

这样做:

确定你将如何传授知识:

• 要求员工创建一个当前任务列表
• 包括每日、每周、每月甚至每年的职责
• 让团队成员检查清单——是否遗漏了什么?
• 要求离职员工写日记，记录任何关于特定客户、产品或流程的知识或见解，这些知识或见解是没有记录下来的，而只是经验的结果。

知识将转移给谁:

• 谁将承担这些责任?
• 如果是同事，定期安排离职员工和他们的同事讨论各自的任务
• 创造并鼓励初级员工观察离职员工如何工作的机会
• 将培训和指导作为离职员工最后几周的职责之一，并强调知识转移
• 要求员工记录他们所学到的知识，以便人力资源和经理进行审查，并可能使之制度化
• 如果新员工将承担该角色，请仔细记录所有任务，以便该员工对该角色有完整的“入职”包。

你的时间表是什么:

• 不要等太久才开始这个过程
• 要求离职员工每天为这项任务留出时间
• 目标是要有完整的清单，以便在出发前一到两周进行内部知识转移。

人力资源专家建议

如果你有现成的工具、流程和平台来记录和存储“如何”的知识、角色和职责，那么离职过程会更加顺利。如果你还没有一个合适的系统，也许现在是考虑一个的好时机。

第五步:收集公司资产

贵公司是否提供帮助员工完成工作的设备?这可能包括IT设备，如笔记本电脑和显示器，以及身份证、制服、公司信用卡，甚至是公司车辆。在今天的混合工作空间中，资产不仅指硬件，还指员工可以访问的各种公司帐户和平台，从服务器到应用程序。

这样做:

• 创建一个员工资产清单
• 创建员工可以访问的各种账户、服务器和其他it相关平台的清单
• 确保过程受到监督，没有遗漏任何东西
• 通知IT员工将需要关闭网络和其他技术访问，并提供时间表。
• 对于非自愿被解雇的员工，最好的做法是立即禁用所有IT访问，以防止任何心怀不满的员工窃取数据或导致IT泄露。对于已经辞职的员工，这将是一个单独的流程和清单。

人力资源专家建议

不要太快切断技术连接!许多员工在最后一天下班很晚，以确保所有的零碎工作都已经完成。如果他们对电子邮件、服务器和其他平台的访问突然被切断，这将会脱轨。而是在最后一天的晚上10点自动关闭，让他们有足够的时间完成所有任务。

第六步:安排最后的付款和福利

如果你的组织使用工资和人力资源软件，这是一个简单的步骤。所有付款和福利将自动更新。如果你的工资和人力资源系统不是自动化的，你可能需要检查文件，以确保你了解任何应计假期、到期福利、养老金和未支付的工资。

这样做:

• 根据公司的工资政策支付最终工资
• 计算未休假天数，并在最终工资账单中补偿
• 说明任何未支付的预支工资
• 审核所有费用报告
• 一旦员工离开公司，就将其从工资系统中删除。

人力资源专家建议

这应该是一个完全透明的过程，为员工提供完整的文件，以便他们能够准确地看到他们得到了什么，为什么他们得到了这笔钱，以及他们是否有养老金福利将在他们离开时支付或转移。

第七步:讨论有约束力的协议

根据你所在的组织、客户和你所从事的工作类型，可能会有一些有约束力的协议需要审查。

这样做:

• 检查所有合同和保密协议(nda)，以确定是否一切合法有序
• 让法律部门参与这个过程
• 让员工参与这个过程，确保他们没有任何问题或顾虑

人力资源专家建议

请不要跳过此步骤。合同可能已经到位并签署，但要确保人力资源、法务、经理和离职员工知道他们签署或参与的任何合同，无论是内部保密协议还是企业与客户之间签署的保密协议。

第八步:进行离职面谈

离职面谈是人力资源专业人员和离职员工之间的秘密会议。这是一个深入了解员工以及他们对组织、团队、工作方式和产品的印象的机会。他们也是最后一次检查你的退出清单，以确保没有错过任何东西的绝佳机会。

请记住，许多员工在受雇期间会选择不说出自己的想法，特别是当他们对某些流程或经理有负面看法或认为可以以某种方式改进时。利用这段时间来获得你的业务通常不会收到的见解。

这样做:

• 这次会议必须由人力资源专业人员主持，会议不应包括任何同事或主管，目的是创造一个安全、公正的环境
• 确保面试是保密的
• 面试背后的原因最终是为了改进流程、团队文化和工作流程
• 捕获员工共享的信息，以便将其记录下来

人力资源专家检查表:离职面试问题

在面试开始前就计划好，这样你就能捕捉到所有需要的细节。如果员工想要分享更多，或者你有后续问题，让面试有机地包括他们。

下面是一些标准问题:

• 你离开公司的决定因素是什么?
• 你留下是为了什么?
• 你对公司/流程/文化/团队有什么不喜欢的地方吗?
• 你能分享一些具体的原因吗，或者具体的例子?
• 你在这里的工作角色或工作方式有什么需要改变的吗?
• 我们如何更好地支持像你这样的员工?
• 你能得到所有你需要的资源吗?
• 和你的同事一起工作困难还是容易?
• 和你的客户一起工作困难还是容易?
• 在我们结束采访之前，你还有什么想说的吗?

第九步:与其他员工沟通

离职清单中的最后两个步骤发生在员工离开公司之后。这并不会降低它们的重要性。事实上，它们可能是你最重要的步骤，因为它们专注于维护公司文化和士气，并与离职员工保持良好的关系，以便他们成为你的品牌大使(甚至可能再次成为你的客户或员工)。

与员工沟通可以让他们知道公司很关心他们，他们会被公司惦记(而不是简单地遗忘)，他们会继续得到所需的支持。经理们应该定期检查，但对人力资源专业人员来说也是一个好主意。这将表明公司作为一个整体正在承认和监控团队正在经历的变化。

这样做:

• 回顾额外的工作量——每个人都能应付或者他们需要额外的支持吗?
• 进行团队签到和一对一签到。
• 分享任何长期计划或变化
• 如果你还在寻找替代者，定期提供反馈
• 如果开始更换，也要检查他们的进度

人力资源专家建议

不要以为每个人都很好。而是进行开放和诚实的对话，这样任何问题都可以迎刃而解。人力资源专业人员带头进行这些检查也意味着任何问题都可以迅速解决和监控。

第十步:与离职员工保持良好关系

与离职员工保持良好关系的原因有很多。也许你的组织将来会需要一个你认识和信任的承包商，他们可以立即增加价值，因为他们知道你的系统和流程。也许他们已经转移到一个新的业务，并将推荐您的组织作为供应商。也许有一天他们会回来——因为他们对你的企业来说是一个天才的损失，你希望他们回来。这些只是为什么与前雇员保持良好关系总是一个好主意的部分原因。

这样做:

• 保持LinkedIn的联系
• 偶尔发封邮件了解一下员工的职业发展情况
• 在你的公司文化中打下基础，所有的前员工仍然是家庭的一部分，鼓励同事们即使在他们离开公司后也互相支持。

人力资源专家建议

支持前员工的文化始于人力资源专业人士——鼓励所有团队与前同事保持联系。如果公司表现得好像前员工不存在，或者在某些方面不忠诚，你的员工就不会和你分享他们目前的友谊，他们可能会破坏你和前员工目前的关系。

员工离职清单(Word doc)模板

下载员工离职清单作为可编辑的word文档。点击下面的按钮获得免费下载。

有效处理公司内部员工离职的技巧

当你在处理员工离职清单时，以下几点是你应该牢记的:

• 是专业的。有些辞职会让经理和雇主措手不及。作为一名人力资源专业人士，你可以帮助他们掌握这个过程。
• 始终保持真实。表现出你的情绪，避免虚伪。如果你是真实的，你就会从员工那里得到真实的回应，这应该支持一个强有力的知识转移和最后的离职面谈。
• 不要过早切断对各种账户和设备的访问。但是也不要忘记这样做——自动化访问是确保它发生的一个好方法，但不是在它打算发生之前。
• 对员工表示感谢。他们应该感到被重视，他们的团队成员也应该看到他们的同事是如何被重视的。
• 尽快开始寻找替代者。不要希望员工改变主意，或者认为因为他们的团队已经设法弥补了他们的空缺，他们的角色就不需要填补了。

常见问题