如何在您的组织中进行技能审核

当人才稀缺时，进行技能审计可以帮助您全面了解您的组织中拥有哪些技能，以及需要开发或雇佣哪些技能。

内容
什么是技能审核?
技能审核的类型是什么?
什么时候进行技能审核?
为什么组织要进行技能审核?
成功进行技能审核的10个技巧

数字化带来的颠覆性影响，最近我们工作方式的变化，以及企业结构的变化，影响了组织鼓励创新的方式，同时也确保了业务照常进行。这要求组织保持和提高他们当前的劳动力技能，并引入急需的新技能来适应这些转变。

什么是技能审核?

技能审计评估员工的技能和能力，以确定个人潜在的知识缺口或增长机会。在组织层面上，技能审计评估组织中每个人的技能，以作为现有劳动力优势和劣势领域的“热图”。有两种类型的技能审计，我们将在本文后面讨论。

通常情况下，人力资源部门会通过问卷调查或面试来进行技能审核。但是，您可以使用各种其他来源的信息(如历史文档、学习者管理系统、证书、业绩历史等)。

技能审计为组织提供了巨大的好处，可以确定公司中哪些技能是可用的，哪些不是。通常情况下，员工拥有组织甚至没有意识到的技能，也可能没有被利用。

技能审计在公司发生变化时也很有帮助，比如在重组期间。假设一家银行正在采用一种新技术，这种技术将取代银行出纳员的角色。不再需要银行柜员技能。然而，未来银行将需要具备技术技能的员工。

技能审核可以帮助评估哪些技能已经存在，以及这些技能是否与其他业务领域相关。同样，如果一家公司扩大其产品或进入新的市场或地区，就需要新的技能。

将技能审核视为一个持续的过程，而不是一次性的练习，因为组织是不断变化的。这个重要的工具应该成为任何人力资源团队战略重点的一部分，而不是仅仅为了它而使用。此外，始终将技能审核与业务目标和战略保持一致。

HR专业人士注意事项:明确区分技能审核和培训需求分析，以避免重复工作。

技能审核的类型是什么?

如前所述，HR可以进行两种类型的技能审核:

一个个人技能审核用于了解个人在特定或一般技能方面的水平。它突出了员工可能存在的任何技能差距。

个人技能审计有助于个人在确定最适合自己的工作时，职业转变，或作为个人发展计划的一部分。您还可以在团队技能审核中使用来自个人技能审核的信息。

一个团队技能审核包括审核团队或组织内的所有员工。它通常用于创建员工在工作场所的技能清单。

什么时候进行技能审核?

你的团队和5年前不一样了;甚至是一年前。离职、新员工和工作方式的变化都会影响技能的获取或需求。因此，在以下情况下进行技能审核是理想的:

1. 创建一个新角色:HR将需要识别和明确定义一个职位的新技能，以及新员工的最佳特征。
2. 员工转换角色:个人技能审核可以识别出个人的优势或劣势，帮助他们在新岗位上取得成功。
3. 员工变更部门:技能审核也应在员工横向调动到不同的部门，以确保技能仍然是相关的。
4. 新项目需要特殊技能:确定执行新项目所需的技能，以及项目成员是否具备所需的技能。
5. 作为绩效管理的一部分:一个好的绩效管理项目旨在发展员工。技能审核将有助于评估员工是否表现不佳或超出预期。

技能审核需要时间、精力和良好的协调。为了达到最好的效果，请使用技术对技能审核的数据进行总结和分析。

为什么组织要进行技能审核?

了解你的组织所拥有的技能

更好地了解你的员工的技能是什么，不同的技能在部门中处于什么位置，等等。

员工可能拥有组织不知道的一系列技能，例如在学习期间获得的额外技能，以前的工作经验，或他们可能涉及的外部感兴趣的领域。组织可以利用这些未开发的资源。

发现技能差距

87%的组织知道自己有技能缺口，或者在未来几年内会有。技能审核可以帮助您确定特定员工、团队、部门和组织中是否缺乏技能。在为特定项目和团队部署项目或预算时，人力资源和管理部门可以更好地做出改进的战略决策。

技能审计在预测时也很有帮助。例如，一家企业将在未来5年内在其产品中使用人工智能。组织可以更早地开始识别与人工智能相关的技能差距，如数据科学、数据管理;机器学习;编码等，并部署程序来重新培训员工。

协助您的培训和技能提升计划

从技能审核中获得的信息对hr培训和技能提升计划非常有益。使用这些数据来改进您现有的计划或专注于设计优先技能培训计划。

改善招聘

从技能审核中获得的信息的好处之一是提高你的招聘效率。基于这些见解，人力资源将更好地了解招聘谁来补充团队。

这些数据可以让你的招聘更有针对性。如果你需要一个拥有不同技能的人，那么雇佣更多“相同”的人就没有意义了。

建立组织能力

每个组织都有其独特的发展组织能力(OC) -那些无形的但具有战略意义的资产，使其能够执行业务战略并继续满足其客户。

员工的技能和能力对组织能力至关重要，特别是在其运营能力中，公司可以在其市场中协调技能和流程。这些特质结合在一起，随着时间的推移逐渐形成公司的竞争优势。

确定有助于这些操作能力的技能是建立和保持业务竞争优势的关键。

协调个人和团队的目标

在过去的几年里，组织经历了快速变化的业务环境，导致去年还重要的技能明年就会过时或不重要。以2019年底聘请的一名活动经理为例，他突然需要设置和运行在线活动。

技能审核将使人力资源能够识别适应角色所需的技能，并提供必要的培训，以提高个人或团队的技能，以适应新的业务紧急情况。

成功进行技能审核的10个技巧

1.明确你的目标

进行技能审核所需的时间、精力和资源是相当大的。因此，请将技能审计视为一个项目，其中包含涉众的输入、项目经理、明确的关键职责、预算和定义良好的目标。

考虑你公司的挑战、机遇和目标:

• 你现在和在不久的将来会面临什么挑战?
• 贵公司的发展机会是什么?
• 你想要达到什么目标?

了解这些问题的答案将使您能够确定在审计中关注哪些技能。

在制定目标时，让正确的利益相关者参与进来，以确保从一开始就接受和参与。这不是一个人力资源项目，而是由人力资源支持的业务需求。与组织内所有部门和子部门的利益相关者保持联系(不仅是前线，还包括后端，如运营、IT、财务等)

2.定义范围

避免为你的技能审核定义一个宽泛的范围。审计组织中的每一项技能都没有好处。知道哪些员工会使用打字机可能对你的业务没有任何帮助。相反，根据组织的策略定义审计的范围，然后将其细分为类别。例如:

• 技术技能(细分为子类别)
• 领导技能(基于你的领导支柱)
• 人际关系技巧。

在范围内包括您将收集的信息类型，例如:

• 证书
• 绩效评估信息
• 管理评审。

3.使用能力框架

使用一个能力框架评估技能，因为这确保了整个组织和时间的一致性。胜任力模型是与特定角色或职能相关的胜任力的集合。这个胜任力模型为人力资源部门提供了一个分析技能差距和提升技能的框架。

创建一个能力矩阵(或技能矩阵)也将有助于映射团队或项目所需的技能。这个网格使您可以可视化可用的技能和能力与团队中所需的技能和能力。

4.决定一种评估方法

您可以使用多种方式收集技能审计所需的信息。结合使用下面的方法来获得好的见解:

• 〇一对一面试问员工一些问题，了解他们的优势和劣势在哪里。对每个员工使用一致的方法，这样你就可以在整个团队范围内了解技能。这可能很耗时，但很有效。
• 提供一份自我评估调查你可以把这个发给员工来完成。员工们用一个量表来评估自己的技能水平。提供定义和例子，以便员工能够诚实地回答。自我评估调查依赖于员工的诚实回答。
• 〇收集历史信息您可以收集有关员工的现有信息，例如以前完成的培训、业绩历史、证书、学院或大学学位等。
• 进行正式的技能测试-进行技能测试，以评估组织所需的技能。

5.从小事做起

如果你不确定技能审核有多大帮助，或者你没有太多时间，可以从小处开始，比如从一个部门或团队开始。您可以根据这些结果将审计扩展到其他部门和团队。

6.确保你是合法合规的

确保你有权收集数据，并有必要的基础设施来保护员工的个人数据。数据只应在严格的条件下收集，并根据特定地区的法律用于其目的。承诺进行技能审计的组织必须确保收集到的信息不会被滥用，并且必须始终保护员工。作为最低标准:

• 仅将数据用于收集数据的目的
• 不要收集不必要的信息
• 所有数据必须是最新的
• 员工可以访问并允许他们纠正不正确的信息
• 如果你在你所在的地区或国家以外做这件事，请检查所有国家的规定。

7.收集和分析数据

在收集员工数据时，你可以遵循一个逻辑顺序:

• 告知员工技能审核情况。
• 按照约定的收集方式收集数据。如果你采用的是面试，那就用正确的技巧训练面试官。
• 如果您正在使用连续数据收集方法，培训员工和经理使用该系统。例如，如果员工掌握了一项新技能，就需要更新学习者管理系统。

8.利用这些见解来制定招聘、培训和技能提升计划

技能审核结果可以帮助您设计短期和长期的招聘、培训、学习和提高技能的干预措施。在短期内，你可以让你的员工参加，例如，一个提高软件技能的研讨会。从长远来看，你可以在招聘或提高你的技能时，在选择过程中更好地测试所需的技能新员工培训．

此外，可以创建评估报告作为技能审计的一部分。本报告可以总结如下:

• 任何未使用的技能(以及它们在现在或将来是否有价值)
• 由于员工的技能可能被重新调配
• 注意组织范围内任何明显的技能差距
• 有紧急技能吗?

将这些信息过滤给招聘经理和招聘团队，以确保任何当前的面试和招聘流程也能填补在审计期间发现的技能缺口。

9.建立和维护技能清单

一个最新的技能的库存提供员工应该如何发展和成长的更好的概述，并可以帮助您创建继任计划，并在技能差距成为问题之前弥补它们。

10.审核人力资源部门的技能

在进行技能审核时，不要跳过人力资源部门。审核现有的人力资源技能将帮助您发现并填补人力资源团队中的空白，从而加强人力资源团队的能力核心竞争力,面向未来的人力资源技能．

你的人力资源团队将站在审计的最前沿，所以在将审计推广到其他部门之前，这是一个理想的团队。这将确保执行审计的团队拥有执行成功审计所必需的技能(例如，面谈技能、数据收集和分析、冲突管理等)。

结论

技能审核可以帮助你做出数据驱动的招聘、培训和技能提升决策。该工具将帮助您开发与员工和组织相关的技能，帮助您的企业建立建立竞争优势所需的运营能力。