人力资源审计:你应该知道的一切开始

你的团队是否定期进行人力资源审计?无效的人力资源流程、系统和政策会损害你的业务。如果不持续监控这些因素，企业可能会发现自己违反了劳动法。就像,因为没有员工安全计划而面临严厉的处罚．进行人力资源审计有助于确保您为员工和企业的长期成功和合规做好准备。

也许你已经很久没有参加人力资源审计了，以至于你已经忘记了这对你的组织有多大的好处。特别是当我们即将进入一个后大流行的世界，在一个有员工的企业中，很多事情都可能迅速发生变化。这需要快速后退一步，评估组织在人力资本管理方面的发展方向。

内容
什么是人力资源审计?
为什么要进行人力资源审计?
什么时候进行人力资源审计?
人力资源审计类型
有效的人力资源审计流程有7个步骤

什么是人力资源审计?

人力资源审计审查人力资源流程和政策，以确定可能需要改进的领域以及哪些领域表现良好。组织可以使用人力资源审计来确保合规，并使人力资源计划与业务目标保持一致。他们确保这些流程真正有助于组织绩效。

人力资源审计类似于内部流程审计。简单地说，这就像给你的人力资源部门一份关于其有效性的成绩单。对人力资源部门进行审计还可以发现不合规的地方，从而降低业务风险。

从本质上讲，人力资源审计是一个收紧流程的机会，这样招聘、留任、入职、培训、薪酬、工资和绩效管理等方面都能得到所需的关注。

这看起来可能有很多工作要做。毕竟，招聘和留住员工，并确保他们的表现，不是已经有很多事情要做了吗?然而，持续改进您的人力资源流程不仅可以帮助您确保它们符合法律法规，还可以帮助您的员工和您的组织变得更加成功。

基于图片来自荷兰现代学院．

为什么要进行人力资源审计?

人力资源审计的目标是多方面的。虽然不是强制性的，但每个被审查的人力资源领域都受益于这种努力。根据马克·s·弗洛伊德他是克利夫兰律师事务所Walter and Haverfield的合伙人，“审计审查人力资源部门当前政策、程序和系统的有效性，因为它们与劳动和雇佣法的最新变化和发展有关。”此外，他补充道，“高级领导层在很大程度上依赖(人力资源)部门，以确保公司的整体业务战略与管理工作场所环境的许多复杂法律法规保持一致。”

还不相信吗?以下是为什么人力资源审计应该是你的组织优先考虑的一些原因。全面的人力资源审计:

• 改进影响员工的流程和政策。人力资源审计是一个改善对员工影响最大的流程和政策领域的机会。这赋予了员工权力，有助于留住他们，并最终使公司变得更强大。

• 确保公司合规。永远不要想当然地认为你的政策是符合所有法律的。新的就业法律和法律的变化一直在发生。为了获得并保持合规并避免不必要的诉讼，您必须领先于HR合规审计，以识别任何潜在的风险领域。

• 使人力资源数据有意义和战略性。将所有的人力资源数据与你的人力资源政策和流程联系起来，充分利用这些数据。

• 有助于防止负面影响在雇佣实践中。你可以通过做审计来减轻在招聘中对候选人的不同影响，以及在薪酬和补偿、继任计划方面对候选人的不同影响，一般来说，在整个员工生命周期中。

• 创造公平公平的薪酬。在你的财务审计期间薪酬分析，这也是一个很好的做法，来审核你的工资和薪酬是否公平和有竞争力薪酬方案是这样的。这可以支持招聘和留住员工，也可以避免投诉。

• 识别系统和实践中的低效率。至少，人力资源审计可以帮助发现任何不高效的实践或系统。过于冗长的冗余任务或流程会导致错误的发生。

什么时候进行人力资源审计?

不要等到问题出现了才进行人力资源审计。采取主动的方法总是比被动的方法好。Lauren Brown, aPHR他是伯纳德健康博客的撰稿人，必威 官方网站“每年进行审计的最佳时间将取决于组织的需要和时间表。一年中较慢的时间段可能比公司的繁忙季节更有效率。同样，年底或年初也可以帮助组织逐年进行基准改进。”

选择一年中对你的组织和工作量最方便的时间。

人力资源审计类型

您可以进行多种类型的人力资源审计，每种审计都侧重于组织人力资本的特定领域。你可以选择通过创建一个内部人力资源专家委员会(检查他们通常不处理的领域)来进行审计，或者你可以决定使用第三方人力资源审计服务。

您可以选择进行一般的人力资源审计，这可以让您评估组织中的哪些人员流程需要立即关注。点击此处下载人力资源审计模板．

根据您组织的需要，您可能想要更细粒度。以下是你需要进行的各种类型的人力资源审计:

记录审计
i - 9审计	审计旨在确保持续遵守移民与国籍法(INA)的雇主制裁条款。
员工档案	你的员工档案是否被锁在一个安全的地方，数字人事档案是否被加密和安全?
工资记录	你们是否保存详细的工资记录，谁有权查看?
记录保留	你们保存员工记录的时间有多长?你们是否遵守记录保留的规定?

人力资源职能审计
招聘和聘用	从广告到面试再到招聘实践，你是否保存招聘工作的记录?你符合平权法案的要求吗?
新员工培训实践	新员工如何入职很重要。你们的入职培训有什么样的结构?你从新员工那里得到反馈了吗?
薪酬及薪金	确保你的薪酬具有竞争力，并确保不同组别的员工在相同的工作岗位上获得相同的工资。还要确定你是否正确地将员工分类为受薪/计时员工、全职员工、兼职员工或独立合同工。
表现及培训	你们如何进行绩效评估，提供什么样的培训支持?

合法合规审计
平等就业机会委员会	你遵守平等就业机会委员会的准则吗?是否存在潜在的违规行为?
公平劳动标准法	你是否遵守FLSA最低工资法?
家庭和医疗休假法	你们审查、批准和监督FMLA请假的流程是什么?
美国残疾人法案	你们是否根据《美国残疾人法》为残疾员工提供工作机会?
好处	如果需要，你们是否提供负担得起的医疗福利?你们是如何管理COBRA的?

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开始

政策审计
进步的学科	你的纪律处分程序是否清晰、一致，并以书面形式记录下来?
终止政策	是你的终止政策符合州随意雇佣法吗?
美国专利商标局的政策	你们是否为所有符合条件的员工提供带薪休假?

安全审计
OSHA危害	你们有OSHA日志吗?你是否采取措施维护工作场所的安全，包括培训?
化学物质	你的工作场所是否配备了MSDS手册，员工知道在哪里可以找到它吗?
个人防护用品	你们是否提供足够的个人防护装备，包括必要的制服?

有效的人力资源审计流程有7个步骤

想知道如何进行人力资源审计?下面是一份便于上手的人力资源审计清单:

步骤1:确定要审计的内容。

正如我们上面提到的，有许多不同类型的人力资源审计，你可以关注。但是，出于这个目的，您需要为您的组织明确指定审计目标。不要试图一次做完所有的事情。设定完成的时间表。

查看我们的详细信息人力资源审计指南可下载的人力资源审计模板，使您的审计过程更容易。

第二步:获得管理层的支持。

唯一能对你的组织产生积极影响的持久变化的方法是确保你的执行管理团队都参与进来。你需要他们的支持，特别是当你要求雇佣第三方进行审计时。

第三步:确定谁将进行审计。

你会尝试自己做审计，还是聘请外部人员?如果是共同努力，决定谁负责哪些任务。从一开始就为你的评估设定预期。

步骤4:收集数据。

最初，您需要收集与您正在审核的内容有关的所有相关数据。例如，如果您正在审核招聘流程，则可以使用来自ATS的数据。确保您拥有使用该数据的权限。

第五步:回顾你的发现。

花点时间来组织和分析你已经发现的信息。试着找出任何潜在的问题和改进的机会。例如，你可以预防未来的伤害通过增加公司为员工订购个人防护装备的频率。

第六步:计划并实施你的改进。

首先，优先考虑最有问题的领域，例如，那些可能让您的组织陷入最多法律麻烦的领域。然后按照优先级列表的顺序来改进薄弱的、需要改进的流程和策略。

步骤7:对变更保持透明。

员工们会有兴趣了解你对人力资源流程所做的改变和改进。想办法与他们沟通这些变化，并要求经理向员工提供最新信息。

总结一下

当然，任何人力资源审计都可能是一个复杂的过程，也可能耗费时间和资源。然而，收益远远大于付出。您可以重新设计公司的流程和系统以支持业务目标和目标。