工资审核:目标、过程和清单

在许多文化中，人们不会公开谈论他们的薪水，但这是人们接受和离开工作的最重要原因。组织需要确保他们正确、及时地支付员工工资，并遵守就业法律和工资管理规定。如果你的工资不合理，你的公司就不会长久。虽然工资部门有时与人力资源部门是不同的组织，但两个部门必须一起工作以确保准确性。工资审核是确保这一点的极好方法。

内容
什么是工资审核?
工资审核的主要目标是什么?
如何进行有效的工资审核

什么是工资审核?

审计听起来很可怕，有时当政府官员出现在你的门口做审计时，情况确实如此。但是，大多数工资审计是对数据准确性的内部检查。

工资审计可以帮助你确保每个人的工资是正确的，所有的扣除和报告都是准确的。虽然有些员工会立即举报，如果他们认为自己的工资少了一美分，有些人几个月甚至几年都没有发现任何问题!你可以通过工资审计来发现这些错误，这应该是你的工作中不可缺少的一部分薪酬福利策略。

工资审核程序可能需要几分钟到几周的时间，这取决于您组织的规模和审核的范围。工资和人力资源可以自动化一些审计检查，以便更快地做出反应。

从逻辑上讲，工资部门负责进行工资审核，但人力资源部门也需要参与其中。首先，人力资源与员工沟通薪酬，人力资源或经理告诉员工的内容与最终的薪酬之间可能存在错误工资管理系统．

例如，考虑一位招聘经理为一位候选人谈判薪资，并确定了比最初的聘用信中更高的金额，但没有通知人力资源部门。其次，薪酬是一个敏感的话题，人力资源部门需要参与解决员工的担忧并进行必要的沟通。如果人力资源系统和工资系统没有连接，那么每当某人的工资变化时，人力资源审计工资是至关重要的。

你可以做常规的内部检查人力资源审计为了确保数据的正确性，或者你可以雇佣一个外部审计师。你不必等到政府官员上门。第三方审核员可能会有所帮助，因为他们没有反复查看数据。有时，当我们花太多时间看相同的数据时，我们会错过重要的东西。

工资审核的主要目标是什么?

每个人都想要准确的报酬。每个人都希望正确扣缴税款，健康保险正确计算，所有扣减都合法准确。以下是你进行工资审核的主要目标。

有准确的税务报告和存款到位。

• 例如，在美国，每位员工都必须填写W-4纳税表，以便工资适用适当的税收减免。
• 确保系统与员工的要求相匹配。每个州有不同的税法，在一些州，每个城镇有不同的工资税扣除。
• 现在一个重要的审计是工作地点。如果员工长期在家工作，他们的州和地方税收减免可能与他们在办公室工作时不同。你不仅需要知道员工的薪水，还需要知道他们的工作地点。

确保遵守就业法律和其他法规。

• 每个有资格得到加班费的人都收到了吗?那么计件计酬的员工呢?你有他们的生产力数据和工作时间吗?
• 如果员工有小费扣除，你要确保他们的小费和时薪加起来至少等于该州的最低工资。
• 如果员工有公司提供的健康保险、健康储蓄账户或退休计划，你要确保扣除是正确的。你还需要确保钱花在该花的地方。健康保险公司收到适当的付款了吗?退休金是直接存在每个员工的401k账户里吗?
• 如果一名员工被法院下令扣押，你要确保这是正确的。扣押可以是任何东西，从未偿还的债务到子女抚养费，可以根据法院命令更改。你是否准确应用了所有法庭命令的扣押?

为工人提供准确的数据

• 员工应该得到准确的工资记录。每张工资支票都应该有一张工资单(纸质或电子)，上面有他们工资的详细信息，包括工作时间，加班费，以及所有扣除的解释。
• 在年底，工资单需要提供这些信息的税务文件。员工应该进行自我审计，如果有任何差错，就通知工资部，但这种情况并不总是发生。全年定期审计可以防止许多此类问题。

发现潜在的错误和不准确

• 彻底的审计可以帮助你发现工资欺诈。每个拿薪水的人都是真正的员工吗?人们通过制造“幽灵员工”从公司挪用公款。有被解雇的员工还在工资单上吗?
• 每个人每周都工作40小时吗?(或者另一个常见的数字?)每个人都按小时计酬，每周精确工作时间，这是不寻常的。这可能表明他们没有得到应得的加班费，或者他们的工资比他们应得的多。
• 是不是有人的薪水多了一个零?拼写错误发生!

如何进行有效的工资审核

以下是你的工资审核清单:

1. 确定工资审核的时间框架．这可以是一个工资期，也可以是全年——特别是如果你在为你的员工做年终税单的话。
2. 查看员工数据．工资审核流程的这一步需要人力资源和工资之间的沟通，因为您希望确保工资数据与员工收到的信息相匹配。如果系统是连接的，那么与来回发送电子表格相比，出错的几率会更小。如果你的申请人跟踪系统(ATS)没有与你的人力资源和工资系统集成，你可能想要验证员工的聘用信。确保每个被支付的人都是活跃的员工。确保休假的人也能得到适当的工资。这可能与他们的正常工资有所不同。
3. 回顾工作时间和报酬．核对工作时间，确保员工的工作时间与工资相符。这对小时工来说尤其重要。如果你看到太多的员工有相同的考勤卡，人力资源部可能需要调查了。这可能是有人在编辑考勤卡的迹象。
4. 检查可变薪酬和不同类型的薪酬。加班工资、奖金、提成和计件工资信息需要检查。如果你有给小费的员工，确保他们报告他们的实际收入，以获得更准确的数据。如果你的公司有假期工资或轮班差异，这也是一个重要的事情。雇员们都指望着这笔额外的工资。记住，支付过高和支付过低同样会带来压力。没有员工希望被要求偿还这笔钱，因为六个月前，工资部犯了一个错误，在他们应该收到1.5倍的时候支付了两倍的钱。
5. 检查并记录非典型工资单交易。这也是一个极有可能发生欺诈的领域。想想签约奖金、搬迁工资、补发工资和以前的纠错。如果你处理报销与工资单，再次检查这是准确的。这可能需要与财务或任何处理报销的人联系。如果一名员工收到了很多报销，但他的职位却不需要经常出差，这可能是欺诈的迹象。
6. 检查扣缴税款和存款．你是否为你的员工扣留了正确的金额?你缴纳的所得税数额正确吗?这些数字可能会发生变化，特别是如果人们搬家或法律改变的话。请记住，如果被归类为在办公室工作的员工被征税，就像他们在家工作一样，他们可能会有完全不同的预扣税款。
7. 工资和解。审查银行活动。银行对账单和你的工资记录相符吗?您是否有所有直接存款变更申请的适当文件?现在一个常见的骗局是让工资单把某人的工资存入垃圾邮件发送者的银行账户。仔细检查你的文档。
8. 考虑工资规则。如果你被政府审计，这将是一个关键部分。这些规定因州而异，所以要确保你遵守了你经营的地方的规定。记住那些曾经在一个州的办公室工作，但现在在另一个州全职在家工作的员工的问题。
9. 报告调查结果．创建一份工资审计报告，并与需要查看的人分享。这个人至少应该是人力资源主管和财务主管。定期的审计文件可能是有益的问题，如诉讼，以后出现。
10. 识别改进机会。自动化在工资管理中越来越受欢迎，有助于消除不准确和减少错误。如果你有一个一体化的人力资源信息系统、工资系统或会计软件，你将大大减少数据错误。总是寻找方法让它变得更好。

轮到你了

当人力资源专业人员对工资审计有了基本的了解，它可以让他们发现改进的机会，并最终确保合规和提升员工的经验．

工资和人力资源部门需要保持良好的工作关系，以确保每个人都能按时得到公平的报酬。你的员工值得拥有它。