GDPR后2年:人口分析的负担?

2018年5月25日，人物分析的世界发生了变化。这一天，欧盟实施了《通用数据保护条例》(GDPR)。GDPR规定了组织机构如何收集、存储和管理个人数据的要求。在本文中，我将分析GDPR对人员分析的影响。

GDPR既适用于处理欧盟内部个人数据的欧洲组织，也适用于拥有欧盟人员数据的欧盟以外组织。由于这些数据包括员工数据和客户数据，几乎所有的国际公司都必须以某种方式处理GPDR。

个人数据是关于已识别或可识别的人的信息。它可以包括姓名、地址、年龄、收入信息和文化概况等数据。对于那些从事人员分析的人来说，这是一个挑战:你拥有的几乎所有数据都是关于你公司的一名员工的。但是，尽管你的隐私或法律部门的一些人可能想让你不这么认为:你仍然可以在人物分析中做好你的工作。

GDPR的引入不是为了阻止你做你的工作，而是为了确保你以公平合法的方式处理数据。它应该有一个指定的合法目的，您只能使用为实现该特定目的所必需的数据。你至少需要具备以下其中一项条件才能处理个人资料:

• 个人的同意
• 处理数据的合同义务
• 法律义务
• 保护个人切身利益的需要
• 执行有利于公众利益的任务
• 为贵组织的合法利益行事

数据使用委员会

在荷兰铁路公司，我们就人力资源数据的使用以及是否可以将这些数据用于我们的分析进行了大量讨论。

我们已经采取了几项措施，以确保我们使用数据的方式确保GDPR以正确的方式应用。我们有一个叫做数据使用委员会(DUB)的机构。公司内任何想要使用数据(用于新目的的辅助数据)的人都需要DUB的许可来处理该数据。要获得该权限，您需要提交数据使用请求(DUR)。DUR将由DUB在隐私、竞争、信息安全、数据管理和透明度等几个方面进行检查。

每个学科在数据使用委员会都有一名代表。如资料管理局决定不同意资料使用要求，他们会就如何以不同及合适的方式处理资料提出意见。所有数据处理都已登记。根据我们过去几年的经验，可以在周二提交DUR，并在下周二得到DUB的裁决。所以你需要大约一周的时间来获得许可，这对荷兰铁路公司(20000名员工)这样的大公司来说不算差。

数据捍卫者和定义管家

我们还实现了一个新的角色:数据冠军。在整个公司，我们都有数据冠军，他们把这作为现有工作的一部分。

数据冠军被培训为荷兰铁路公司客户和员工隐私的大使。他们还需要在自己的业务部门内提高隐私意识。当然，这些规则的知识是必要的，他们是我们隐私办公室的第一个选择。

我们的人力资源部有三个数据冠军，其中一个是人力分析部门的成员。它确实有效!当我们使用的数据有不清楚的地方时，我们会联系我们的数据冠军，而不需要更正式的数据使用请求。人员分析部门的成员也是我们的定义专员。Definition Steward具有数据对象、如何计算kpi以及在流程(在本例中是HR流程)中使用正确术语的知识。

讨论

可以肯定地说，在谈到GDPR时，荷兰铁路公司有经过深思熟虑的治理。你可以想象，到达那里需要一些时间。在这段时间里(直到今天)，当People Analytics想要做分析，而DUB认为我们因为GDPR而不能做时，我们进行了非常激烈的讨论。

多年来，我们也学会了相信这样一个事实，即人员分析和数据使用委员会有着相同的兴趣。我们已经学会了不把DUB视为我们的对手，这使得合作更加容易，以一种兼容的方式。多年来，作为一个人员分析团队，我们已经证明，当被允许进行分析时，我们不会背叛信任。

GDPR不应该成为负担

总之，GDPR有助于确保您所做的事情是经过深思熟虑的，并且您已经采取了正确的措施来确保隐私和数据安全。为了使人员分析团队能够更快地回答业务问题，我们还实现了一个框架，该框架展示了我们可以不通过DUB进行哪些类型的分析。这主要包括对数据的分析HR业务伙伴已经在他手里了。该框架对三个群体有明确的规则:人力资源业务合作伙伴、人力资源专业中心和业务经理。每个组都有可以报告的不同级别的详细信息。该框架节省了双方的时间，并实现了快速、数据驱动的决策。

由于我们在荷兰铁路公司有适当的治理，我们能够就分析达成一致，我们总是可以在不经过DUB过程的情况下进行分析。这节省了双方的时间，并帮助我们完成最重要的事情:我们可以更快地回答业务问题!

我希望这篇文章能告诉你，GDPR不应该成为一种负担。不是一般情况，也不是针对People Analytics。你仍然可以做你的分析，在适当的治理下，你可以在不损害人们隐私的情况下这样做。