人力资源项目管理:实用指南

随着劳动力市场处于不可预测的状态，技术迅速改变着企业的运营方式，人力资源部门需要工具来帮助他们雇佣、管理和留住员工——一个组织的成功取决于它。人力资源项目管理是一种更智能的工作方式，使人力资源团队能够以一种有组织的、有效的方式执行他们的任务和计划。

让我们来看看人力资源项目管理是什么样子的，它的好处，以及如何开始人力资源项目管理。

内容
什么是人力资源项目管理?
人力资源项目管理实例
项目管理在人力资源中的好处
如何将项目管理元素应用于人力资源

什么是人力资源项目管理?

人力资源项目管理是指为人力资源目的使用和应用项目管理技能和原则，以简化工作并实现项目目标。此外，正式的项目管理流程和工具有助于降低风险，并提高广泛的人力资源任务的成功率。

较强的项目管理能力可以帮助HR:

• 管理预算、时间表和人员，
• 吸引新的人才，
• 与员工和利益相关者有效沟通
• 计划和执行培训和团队合作计划
• 制定变更管理计划。

项目管理的一种方法是敏捷的人力资源方法。这主要是一种用于项目和软件开发的方法，但人力资源专业人员可以采用这种心态来应对不断变化的工作环境，在这种情况下，快速解决方案是必要的。

敏捷人力资源的基础是将其结构化，使其更快更容易地适应新情况，保持灵活的方法，可以随着劳动力的变化而形成，并对客户需求做出更大的响应。

人力资源项目管理实例

项目管理有五个不同的阶段:

1. 初始化-项目的开始，确定核心目标，并评估是否拥有完成项目所需的资源。
2. 规划-计划需要完成的任务和顺序，创建预算，分配资源。
3. 执行-项目核心，完成各项任务。
4. 控制-监控团队所做的事情，跟踪完成任务所需的时间，以预测未来项目的范围。
5. 关闭-交付最终产品并评估团队和个人的表现。

下面是管理一个典型的人力资源项目时这些阶段的一些例子。

项目:启动一个新的职业页面

初始化:你创建一个新的职业页面的目标是什么?让候选人了解公司或者某个职位的典型工作是怎样的?提高申请者的数量和质量，减少人员流失?你需要什么资源来完成这个项目?

规划:把这个项目分解成更小的任务，比如计划组成你的新职业页面的元素，为它写新的文案或制作视频，在网站上发布，以及你计划的发布日期。谁将完成这些任务，需要多长时间?

执行:将任务分配给相关的团队成员，并开始有条不紊地完成它们。

控制:项目经理应该监督所有团队成员的进度，在出现任何问题时成为一个联络点，并检查完成的产品。

关闭:新的职业页面已经启动。每个团队成员都会对自己的表现进行自我评估，并分析团队的表现，看看哪些方面做得不错，以及下次可以改进哪些方面。

项目:计划一个团队建设活动

初始化:你希望通过团队建设活动达到什么目的?让团队的新成员与现有成员整合?让每个人都学会如何更有效地沟通?建立信任?帮助团队更有效地一起工作?

规划:活动将在哪一天举行?是在现场进行，还是在其他地方，还是在远程进行?邀请哪些团队成员?需要什么用品(练习册、文具等)?总共要花多少钱?

执行:将任务分配给相关的人力资源团队成员，与相关部门经理联系，并开始创建活动。预定一个地点和交通工具(如果需要的话)，创建或购买任何所需的设备，并设计一天的行程。

控制:确保每个人都在发挥自己的作用，在活动前一切都准备就绪。让一到两名人力资源人员参加活动，以监控与会者的反应。

关闭:团队建设事件发生了。之后，每个团队成员评估他们在计划和执行职责方面的表现，团队可以讨论关键的收获。你还可以向所有参加活动的员工发送调查问卷，看看是否达到了最初的目标。

项目管理在人力资源中的好处

人力资源中的项目管理对整个组织有许多潜在的好处。

保持专注和一致

项目管理植根于定义目标并指导团队成功完成这些目标。当你有明确的目标，并将其分解成更小的、可管理的任务时，团队成员会保持专注和动力，因为他们知道自己的目标是什么。

更好的协作

告诉员工“一起工作”不太可能导致预期的变化，这就是项目经理和项目管理框架可以帮助的地方。

当项目中的所有角色都明确定义时，团队成员之间的协作就会变得更加顺畅和更有凝聚力。你避免了谁负责特定任务的混乱。这对于需要两个或多个部门合作的项目来说非常重要。例如，启动一个新的职业页面将涉及人力资源和IT。招聘活动需要人力资源和营销团队。

两个经常在项目上合作的部门是销售部门和市场部门——无论是推出新产品还是努力实现销售目标——但这两个团队之间经常存在脱节。但是，当销售和市场部门有效地合作时，就会带来增长和业务业绩的提升。

提高工作效率，有效管理工作量

清楚地了解所有的工作任务甘特图帮助管理参与项目的每个人的工作量，透明的流程为更高的效率和生产力创造了空间。

人力资源团队通常同时处理多个关键项目;因此，项目管理技能和程序可以提高整个组织的生产力。例如，a欧洲银行向人力资源团队推出了敏捷项目交付技术，这有助于更有效地分配人才库，并将生产力提高了近25%。

项目管理实践还鼓励并授权使用时间管理和跟踪工具来衡量团队的生产力，这可以帮助更准确地预测未来任务需要多长时间，并确定任何表现出色或表现不佳的员工。

有效利用资源

人力资源中的项目管理提供了对任何项目及其目标的可靠概述，使您能够优先考虑在何处和何时投资有限的资源，包括时间和金钱。这有助于人力资源团队坚持时间表和预算，并以最有效的方式使用资源。

改进招聘和入职工作

项目管理也将对新员工的招聘和入职产生积极影响。敏捷项目管理原则可以导致有灵感的招聘计划和申请人数量和质量的增加，新员工开始他们的角色时接受了正确的培训，能够更好地执行，以及更好地利用整个组织的人才。这也有助于人力资源在与商业领袖的谈判中赢得一席之地，因为他们可以清楚地展示人力资源项目管理对底线的直接好处。

放眼全局

对时间表和进度的清晰把握使HR能够定期更新项目的领导层，并在处理冲突或资源有限时获得关于团队优先级的有价值的见解。人力资源专业人员可以看到项目目标如何与更广泛的组织目标相一致，并将其传达给领导团队。

如何将项目管理元素应用于人力资源

项目管理的某些方面可以帮助改进您的工作方式，即使没有在您的团队中推出完整的人力资源项目管理方法。让我们看看你能做什么!

1.在开始之前定义项目的范围

第一步是衡量项目的简短性。这里有一些有用的问题:

• 这个项目有多大?
• 项目目标是什么?
• 我们需要什么资源来实现这些目标?

这些问题的答案将帮助你制定切实可行的时间表和路线图，以成功完成项目。

准备一个可以用于每个项目的项目范围说明模板也很有帮助。下面是一个例子:

项目名称	准确地描述项目，例如，“新的职业页面，以提高候选人的数量和质量。”
项目范围说明书	总结项目的目标和目的。这些目标应该在你计划的时间框架内是可衡量和可实现的。例如，“到2023年3月，招聘人数增加25%，招聘质量提高30%。”
项目的介绍/背景	你现在需要解决什么问题?建议的解决方案是什么?什么时候开工? 例如: 目前，招聘页面的加载速度为8秒，转化率为1%，平均每月有100名申请人。此外，目前招聘质量为65%。 为了提高候选人的数量和质量，人力资源团队决定改造职业页面，以提升雇主品牌，并让候选人了解特定职位的典型一天是怎样的，以及他们需要表现出的技能和行为。我们在2022年4月29日收到了开始该项目工作的指示。
业务案例	为什么需要这个项目，对业务有什么好处?
可交付成果	这些是导致项目成功完成的结果。例如，提高职业页面的页面加载速度，或者提高人们登陆页面并完成工作申请的转化率。

2.假设您的项目是动态的

制定计划很重要，但不可避免地会有意想不到的挑战和变化，需要你调整原来的计划。这就是为什么把你的项目计划作为一个指南，而不是一个无论如何都必须遵循的严格程序。

如果您的计划确实需要更改，请向项目团队咨询建议的更改，以确保每个人都在同一页面上。

3.定期召开项目状况会议

为了确保人力资源项目管理的成功，团队应该定期提供和接收不同项目阶段的进度更新。确保团队成员知道要为会议准备什么，以及他们可能需要回答哪些问题。

这将导致富有成效的会议，你可以在问题成为更大的障碍之前发现并解决问题。

4.帮助团队成员发展项目管理技能

鼓励和支持团队成员学习和发展项目管理技能，如利益相关者管理、计划、主动解决问题和变更管理．像这样的技能有助于装备精良的团队成员，他们可以有效地管理各种人力资源项目。

5.考虑使用项目管理工具

有各种各样的工具，包括Asana、Trello和Airtable，它们可以通过提供职责概述、谁负责什么、洞察任务状态以及允许团队成员进行沟通来帮助管理和导航项目

一个专门的工具可以帮助您保持组织和跟踪进度，从开始到完成任何项目。

6.进行项目评估

在你完成项目后，评估哪些进展顺利，哪些进展不顺利是很有好处的，这样你就可以从错误或疏忽中吸取教训，下次进行改进。进行项目评估意味着在下一个项目开始之前，您将有一个建议改进的列表。

7.雇佣一个人力资源项目经理

如果你认识到人力资源项目管理方法的好处，并希望将其作为一个部门采用，那么雇佣一个专门的人力资源项目经理是下一个合乎逻辑的步骤。人力资源项目经理将计划和监督组织内各种人力资源项目的实施。你的团队中可能有人对这个职位感兴趣并且适合这个职位，或者你可能需要从外部招聘。

的角色人力资源项目经理的职责是计划、指导和实施与人力资源管理、员工发展和客户服务相关的各种人力资源项目。

主要职责:

• 推动人力资源相关项目的执行
• 确保人力资源项目在预算范围内按时交付
• 跟踪、监控和报告人力资源计划和项目进度，以确保成功执行

技能与能力

• 项目管理
• 卓越运营
• 变更管理
• 网络
• 人力资源治理
• 以客户为中心
• 数据驱动的
• 分析翻译
• 数字文化架构师
• 战略共同创造

轮到你了

即使您不采用完整的人力资源项目管理方法，您也可以应用其中的一些元素，如确定项目范围，进行项目状态会议，并向您的工作流程添加评估。项目管理带来更高效和富有成效的工作方式，更重要的是，增加了任何项目成功完成的机会。