如何开展员工焦点小组:完整指南

员工焦点小组是收集各种工作场所问题的定性数据，收集反馈，并深入了解员工的意见和想法的宝贵工具。继续往下读，看看如何与员工进行焦点小组讨论。

内容
什么是员工焦点小组?
员工焦点小组的目的是什么?
员工焦点小组最佳实践

什么是员工焦点小组?

一般来说，焦点小组是在几个人之间进行的讨论，以收集他们对产品、服务或问题的感受的具体反馈。焦点小组是市场调查、广告和政治中广泛使用的一种方法，目的是了解消费者的态度。

组织在工作场所组织员工焦点小组，以了解人们对出现的重要问题或正在考虑的特定主题的看法和感受。这些分组经常被用来揭示的水平员工敬业度或特定政策和程序的有效性。还可以进行员工焦点小组，跟踪员工意见调查结果，获得定性数据，了解趋势。

人力资源在开展员工焦点小组并根据结果采取行动方面发挥着关键作用。

在员工焦点小组会议上，主持人会问参与者一些口头的、开放式的问题，以激发不同的、微妙的回答。这是一个与会者可以自由发言并相互交流的环境。观察互动和非语言沟通的能力可以让主持人深入了解员工的真实想法和感受。这提供了更深刻的比书面问题更有价值。

员工焦点小组的目的是什么?

员工焦点小组是一种独特的研究工具，可以发现有益的信息，同时直接让员工参与决策和业务解决方案的过程。

这种类型的输入有以下几种功能:

• 提供比书面员工调查更深入的方法来揭示工作场所的趋势和新想法。
• 揭示您的组织的优势和弱点，以及解决或维持它们的行动。
• 通过定性的洞察形成一个更全面的图景，了解你的员工对你的组织的感觉。
• 提供展示你重视员工反馈并致力于改善工作场所的机会。

员工焦点小组最佳实践

焦点小组必须正确地进行，以确保它们是有效的，所以你需要一个精心设计的计划。以下是成功举办员工焦点小组会议的9个技巧:

1.确定焦点小组的规模和组成

让员工有不同的看法是很重要的，所以你需要相应地组织你的团队。说到尺寸，”焦点小组一次不超过12名员工“较小的小组给每个人一个贡献的机会，让对话更顺利地进行。此外，它使聚会更容易保持在较短的时间。

您可以根据员工状态、人口统计数据、服务年限等来选择参与者。您还可以选择从每个部门或正在努力解决特定问题的某些团体中寻找代表。请记住，为管理者和非管理者分开会议将鼓励更多诚实的意见和自由的思想交流。

2.选择一个有能力的协调人

选择合适的主持人是从员工焦点小组中获得令人满意的参与和结果的重要因素。您的组织中可能已经有一位经验丰富的主持人，或者您可以聘请一位知识渊博的专业人士。一个优秀的主持人应该具备以下特点:

• 风度翩翩的-赢得尊重，但要创造一个让参与者感到自在地表达自己的环境。保持讨论的活跃和有趣，能够最大限度地参与或产生多种想法和意见
• 有组织的-准备一份书面议程，并设定界限，以保持会议的成效和主题。
• 积极的听者-密切关注每个参与者的回答，并探索更深层次的解释。理解感情，能够解释和分解想法。
• 响应-不允许任何人主导讨论。处理思维的快速变化，并与参与者的陈述建立联系。
• 公正的-保持客观，不透露个人观点或引导讨论偏向组织的观点。

3.找一个称职的协调人

协调人通过组织安排和支持协调人，在整个计划和开展员工焦点小组的过程中发挥着至关重要的作用。这个人应该非常熟悉主题和协议，以帮助确保会议顺利地按照计划进行。具体职责包括:

• 选择合适的地点
• 促进与与会者的会前沟通
• 安排适当的设备和用品
• 问候的参与者
• 监督会议的音频或视频记录(如适用)
• 详细记录

4.制定焦点小组问题

焦点小组的全部目的是收集有意义的数据，所以你提出的问题必须是精心设计的和相关的。限制问题的数量并保留它们:

• 短暂的
• 专注于一个元素
• 明确的
• 威胁

你的员工焦点小组的主题最好以对话的方式来安排，以激发讨论。最有用的问题是开放式的，不可能只用“是”或“不是”来回答。这些课程允许参与者扩展他们的想法，通过细节带来更深刻的见解。

你的问题应该包括以下三种类型:

介绍性的问题:在你深入细节之前，先问几个一般性的问题来打破僵局，让谈话进行下去，比如?

• 你如何向你的家人和朋友描述(公司名称)以及我们是做什么的?
• 你在这里工作时最美好的回忆是什么?

关键问题:这些是讨论的核心问题，将为您提供您想要揭示的信息。例如:

• 解释一下你的工作是如何与公司目标相一致的。
• 描述一个阻碍你在公司职业发展的问题。

退出的问题:用一个问题来结束会议，看看是否错过了一些相关的东西，并给贡献者最后一次机会。

• 关于我们已经讨论过的话题，你还有什么想说的吗?

如果你正在针对相同的主题进行一系列的焦点小组讨论，以吸引大量的员工，请确保它们是相同的。遵循脚本，使用相同的议程和问题来收集一致的数据。

5.计划会议后勤

您需要确定员工焦点小组的日期、时间和地点。在日程安排方面，会议应该在工作时间举行，持续一到两个小时。

为员工焦点小组选择合适的地点是非常重要的，特别是如果你将在场外进行。当你与协调员合作时，在你评估你的地点选择时，考虑这些问题:

• 员工是否容易使用?
• 是否有足够的空间和所需的设备/工具?
• 这是一个有利于谈话的舒适环境吗?
• 环境是否不受干扰?

如果你要进行一个远程员工焦点小组，选择你要使用的工具，例如Zoom、谷歌Meet或Microsoft Teams。

6.准备议程和会议指南

一个有效的员工焦点小组需要一个供主持人遵循的议程。在这样的架构中，及时跟进与会者提出的任何相关问题。以下是一个议程格式选项:

• 欢迎和审查会议目标
• 审查议程和基本规则/机密性
• 与会者简介
• 话题讨论
• 摘要/关闭

当你制定焦点小组议程时，你还应该事先创建一个指南与参与者分享。指南应解释:

• 会议目的
• 基本讨论规则
• 参加焦点小组包括什么
• 什么样的机密性和匿名性
• 如何分析结果并将其付诸行动
• 要获得更多信息，请联系谁

7.分析结果并报告你的发现

促进者和协调者应该一起根据他们的笔记写一份员工焦点小组的总结。他们需要在会议结束后立即这样做，因为一切都还在他们的记忆中。

下面是一个你可以遵循的总结和报告流程示例:

• 抄录所有员工的评论，将每个问题的评论分组在一起。(去掉不必要的词语。)
• 把每个问题的回答中反复出现的主题都记下来。(有些相同的概念会在多个问题中出现。)
• 提到任何意想不到的评论和看法，提供深刻的见解。
• 识别反复出现的概念的趋势。
• 用叙述的方式对你的发现进行分析。使用员工的实际引用来帮助描述趋势，注意上下文和语气。
• 解释这些趋势与以前的员工调查或焦点小组有何关联或不同。
• 一份更正式的管理报告还可以包括焦点小组的背景和目的、会议细节、结论和建议。

8.将结果转化为行动

人力资源和管理层必须将员工焦点小组的关键发现转化为下一步的计划。向参与者报告结果以及沟通组织将如何使用他们的反馈也是非常重要的。这使过程保持透明，并让贡献者知道他们的输入是有价值的。

你的其他员工也需要参与其中。当需要实施焦点小组提出的新政策或方法时，添加一份澄清声明。它可以很简单，“作为最近员工焦点小组的结果……”员工将能够在焦点小组和行动之间建立联系，并理解其相关性。这甚至有助于鼓励人们参与未来的焦点小组。

9.让它成为常规活动

员工焦点小组不应该只是一次会议，而应该定期举行。例如，你可以在每季度或每次员工敬业度调查后进行调查。经常评估哪些工作做得很好，哪些地方存在问题，以帮助你开始计划下一个工作。

对每个焦点小组使用相同的问题可以更容易地跟踪主题和每年的进展。但是，您可能还需要添加新的问题或修改措辞以适应业务变化。

结束点

将你的调查数据与焦点小组的定性数据相补充，可以帮助你更准确地了解员工的感受和沮丧。有了这些更广泛的知识，你可以更好地设计适当的干预和改进。