员工利用:人力资源指南

任何企业都需要牢牢把握组织内员工的利用情况，以提高盈利能力。然而，对于人力资源专业人士来说，理解这一业务指标对改善招聘流程、创建健康的工作文化和提高生产力也至关重要。

继续阅读你需要知道的关于员工利用的一切，作为人力资源的一部分，以支持和培养你的员工。

内容
什么是员工利用率?
如何计算员工利用率
如何跟踪员工利用率?
人力资源可以从员工利用率中学到什么以及如何帮助优化它?

什么是员工利用率?

员工利用率是指员工用于计费工作的工作时间。

员工利用率是指员工花费在可计费工作上的总工作时间与管理任务之间的百分比。

员工利用率最常用于专业服务和以服务为基础的组织。然而，其他组织也可以将其作为衡量团队当前生产力的关键指标。

要计算员工在特定时期(例如，一周、一个月或一年)的利用率，您需要知道他们工作的总小时数以及这些小时中有多少是可计费的。

在大多数工作角色中，员工不会在一个项目中花费100%的时间在可计费的工作上。这是因为大多数项目通常需要管理任务，包括发送电子邮件、打电话和参加会议。

为什么要跟踪员工利用率?

员工利用率可能是一个简单的衡量标准。尽管如此，衡量和跟踪这一点可以对员工的敬业度和工作效率水平产生积极影响。了解你的员工利用率还可以让一个组织为服务设定盈利率，公平地补偿你的员工，做出更明智的招聘决定，并确定员工是否过度工作或未充分利用，并作为人力资源部门实施改变。

这可以衡量员工的工作效率以及组织管理资源的效率。每个员工都应该完成他们的工作描述，并帮助组织看到收入的持续增长。一个员工一周需要多少小时的工作时间才能让你的企业保持盈利?

一旦你清楚地了解了你在不同部门寻找的比率，你就可以看看是否达到了这个比率。员工利用率的测量将突出表现的优势和劣势。它可以帮助组织缩小差距，并在工作上加倍努力。

如何计算员工利用率

有一个简单的公式可以计算员工利用率:

使用率=计费时间/合格工作时间

让我们来看一个实践中的例子。

夏洛特是一家营销机构的平面设计师。

她有一份每周工作40小时的合同，相当于每年工作2080小时。让我们假设她每年有四周的假期，还有几天她因病或因培训缺席。这使她每年的工作时间减少到1880个小时。

接下来，让我们假设其中1500个小时花在了收费工作上。然后，我们可以通过以下求和来计算夏洛特的利用率:

1500 / 1880 = 0.79

这意味着夏洛特的平均员工利用率为79%，因为她的计费率为79%。

需要注意的是，由于需要进行内部工作(例如，会议、培训和管理任务)，大多数员工的使用率永远不会达到100%。

大多数组织的目标是80%左右的利用率来处理这些其他任务和承诺。然而，在一些罕见的情况下，也会有例外。例如，在要求苛刻的律师事务所和投资银行，员工可能会被要求工作到深夜和周末，以达到更高的利用率。但一般来说，这并不是一个理想的长期战略，大多数企业的目标是80%。

大多数组织都会为员工设定目标利用率，同时考虑他们需要花费在非计费工作上的小时数，以及维持盈利能力所需的计费小时数。

目标费率因部门和工作角色而异。一线员工通常会有更高的费率。经理们往往有较低的利率，因为他们花更多的时间管理其他人和参加会议。

如何跟踪员工利用率?

现在您知道了员工利用率的重要性，让我们看看如何支持经理和团队有效地衡量它，以继续推动组织内的利润和生产力。

跟踪生产率和利用率

你如何管理你没有衡量的东西?

答案是，你不能!

从表面上看，早到晚走的员工可能会被解雇出现比只在规定的合同时间内工作的员工更努力地工作，做得更多。然而，这并不能准确衡量员工的工作效率或他们如何有效地利用时间和精力。

许多员工工作时间更短，实现目标只是因为他们更有条理，工作效率更高。工作时间本身并不一定等于结果或带来利润。重要的是这些时间有多有效率，以及它们如何直接有助于取得更好的结果。

跟踪员工使用情况的第一步是使用专门的时间跟踪或调度软件。这使您的组织能够根据不同的项目和活动跟踪员工的工作时间。随着时间的推移，这些数据会让你更好地了解员工是如何分配时间的，以及这些时间的效率如何。

跟踪可以简单到计费项目和非计费项目、生产性工作或非生产性工作。它也可能更加复杂，包括研究和开发或进入新市场等各种类别，从长远来看，这两项都将推动利润。

人力资源部门可以帮助组织研究和实施跟踪工具。流行的软件解决方案包括QuickBooks的时间，Toggl,收获．

分析数据

跟踪这些数据将使您的组织能够生成一个员工利用率报告，然后对其进行分析。

这将使公司对员工的工作质量有一个坚实的了解，以及这在为客户提供的产品和整体数量方面产生的结果。

根据组织的规模，跨不同角色、技能集和部门分析数据可能是有益的。这可以帮助您更全面地了解整个业务结构。

无论您的组织选择测量和分析哪种指标，重要的是要记住其他因素可能会影响结果。例如，你的计划的有效性以及经理的表现。

人力资源可以从员工利用率中学到什么，你如何帮助优化它?

虽然员工利用率经常被用作衡量和提高利润的指标，但它的主要关注点是员工．这意味着人力资源部门有宝贵的经验和机会，可以从员工利用率中学习，更好地支持组织的人员和文化。

以下是人力资源部门可以从员工利用率中学到的东西，以及他们如何帮助优化它:

做出更好的招聘决定。

利用率最高的部门和员工需求更大，提供的价值也最大。同样，利用率最低的员工表明你的工作效率最低。他们很可能不适合自己的角色，或者没有接受足够的指导或培训。

一旦你知道哪些技能对你的客户最有价值，哪些员工有良好的利用率，你就会清楚地知道你需要更多的技能。

作为人力资源部门，你可以寻找更多具备满足客户需求技能的人，而雇佣更少不具备这些技能的人。这很可能会提高工作满意度，降低整个企业的员工流动率，并增加利润。

创造一个协作的工作环境。

提高生产力和利用率的一个关键策略是赋予员工权力，鼓励他们分享想法和知识，在项目上一起工作以实现共同的目标。

为了实现这一目标，确保组织的目标和更广泛的愿景由经理明确，并定期更新并传达给所有员工。鼓励讨论和合作可以通过划分区域和激励员工交流思想的公共空间来促进。不同团队的员工在特定项目上配对可能是提高解决问题和任务效率的另一种方式。

人力资源的另一个关键角色是确保每个员工都相信他们的贡献是被认可和重视的。

改善组织的整体健康状况。

当你的员工都很开心、很活跃时，你的职场文化也会很快乐、很健康。

监控利用率可以帮助确保您的员工每天都很快乐，并感到他们拥有正确的知识、支持和工具来成功地履行他们的职责。

低员工利用率可能表明员工不适合他们的角色，或者他们需要更多的培训或管理支持。

防止员工倦怠。

您还必须监控过高的利用率。它可以给你一个强烈的迹象，表明某人工作过度，有倦怠或严重压力的风险。

虽然任何企业自然都希望提高生产率和利润，但这不应该以牺牲员工的福祉为代价。这可能有助于在短期内取得成果，但不是一个成功的长期战略。

确保经理们没有让他们的团队过于努力地提高利用率。如果有任何迹象表明员工有工作倦怠的风险，请尽快通知相关经理，并共同努力寻找一个更健康的平衡。

给员工一个超越自我的机会。

倦怠的另一方面是，你的员工是否受到了足够的挑战?

他们的角色是否有足够的多样性和挑战性，让他们在工作中感到兴奋和投入?

他们是否充分利用了自己的优势和才能?

我们知道，鼓励和授权员工在工作中发挥自己的天然优势是有意义的，但除了硅谷的初创公司，有多少组织积极鼓励这种做法呢?

盖洛普分析他发现在工作中发挥自己优势的员工总是比那些没有发挥自己优势的员工表现更好。

每天都能发挥自己优势的员工有:

• 拥有高质量生活的可能性要高出3倍
• 投入工作的可能性增加6倍
• 生产效率提高8%
• 辞职的可能性降低了15%

促进公平薪酬。

激励性薪酬是指员工获得奖金或其他形式的奖励，以奖励他们在工作中超越自我，取得最佳成绩。例如，许多从事销售工作的人如果超过当月或年度的销售配额就能获得奖金。

激励性薪酬有助于激励员工付出更多的努力，提高工作效率。

贵公司目前是否提供奖励性薪酬?你是否为低利用率的表现不佳的员工支付了过高的薪水?

同样重要的是，你必须在整个业务范围内持续推动公平的薪酬体系。一个薪酬分析可以帮助确定您的组织目前是否奖励员工所做的工作，以及如何在考虑利用率的同时建立公平的薪酬体系。

衡量员工的利用率将有助于改进你的人员策略。

跟踪和分析组织中的员工利用率可以帮助您提高您的工作效率人的策略创造一个更健康的工作环境，让你的员工开心、敬业、高效。

提高利用率需要时间，需要仔细规划和执行战略。反过来，从长远来看，这将带来利润的增加。记住要管理期望，设定合理的目标，激励你的团队提高他们的效率。

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