人力资源合规:实用指南

确保人力资源合规对于保持企业的合法性和员工的安全至关重要。专门的人力资源合规团队或指定的人力资源员工负责浏览各种联邦和州法律法规，以减轻公司的法律风险。通过这样做，人力资源部门可以避免可能的责任、罚款和损害企业声誉的丑闻。

所以，让我们来深入了解你需要知道的关于指导人力资源合规的一切。

内容
什么是人力资源合规?
人力资源合规问题示例
为什么人力资源合规很重要?
你如何确保人力资源合规?

什么是人力资源合规?

HR合规是建立政策和程序的过程，以确保您的组织遵循最新的劳动和就业法律法规。人力资源部门不仅要让工作场所的政策与当地和联邦法律保持一致，而且还要执行相关程序，确保所有员工都遵守这些政策。

人力资源合规对你的业务至关重要，因为所有雇主都需要履行他们的法律责任。不遵守将导致罚款，处罚，甚至诉讼，这可能会损害你的业务。换句话说，人力资源领导者需要优先考虑人力资源合规来保护他们的组织。

在HR内部有许多不同类型的合规。我们将深入探讨以下四点:

• 法律合规:这一合规是关于实施和遵守有关就业和工作场所的政府立法。例如，你的公司在法律上被要求遵守有关最低工资、工作年龄要求和反歧视等方面的法律。

• 法规遵从性:法规遵从性定期与法定遵从性重叠，但区别在于您的公司必须遵守特定监管机构的规则。一般来说，这些监管机构分为三类:独立的监管委员会，如联邦贸易委员会(FTC)，执行机构，如美国环境保护署(EPA)，以及政府公司，疾病控制和预防中心(CDC)是其中之一。

• 合同执行:合同遵从性正是它听起来应该的样子——遵守组织所受的法规和条款。这可以是你的公司和合作伙伴组织或你的员工之间的合同。

• 遵守工会法律:一些公司可能会与工会工人打交道，比如美国演员工会，它代表了超过10万名演员和技术人员。在这种情况下，你的公司必须了解这些工会制定的规则，并遵守它们。

人力资源合规问题示例

在任何规模的组织中，了解你必须遵守劳动法和各种规章制度是很重要的。否则，你将面临罚款、法律问题和负面宣传的风险。让我们深入了解HR专业人员面临的合规挑战的更多细节。

工资和工时法	美国有几项法律保护员工在工资和工作时间方面的权利。联邦、州和地方各级都有相关法律。他们还对员工每天的工作时间、加班费和周末工资提出了要求。 例如，美国联邦最低工资是每小时7.25美元俄勒冈州的最低工资该州人口最多的城市波特兰是每小时14.75美元(截至2022年7月)。特别是如果你的公司在多个城市和州运营，或者你有远程工作人员，你必须理解并遵守这些法律。
家庭和医疗休假法(FMLA)	顾名思义，FMLA允许符合条件的美国员工因家庭和/或医疗原因享受受工作保护的无薪休假。简单地说，你的员工有权无薪休假，而不必担心因为某些家庭或医疗情况而被解雇。例如孩子的出生，照顾患有严重健康状况的父母、孩子或配偶，或者当员工自己生病不能再工作时。
工作场所安全	根据职业安全与健康管理局(OSHA)的规定，工作场所安全被视为符合法规。根据您的组织为业务做什么，您将有不同的行业标准要遵循。 例如，建筑工人经常暴露在危险的环境中，他们可能会被重型建筑设备、无人保护的机械击中，或暴露在二氧化硅粉尘和石棉中。相比之下，医护人员面临着完全不同的危险，例如暴露于病毒和细菌、可能的化学和药物中毒、放射性物质以及x射线危险。 有关贵公司的工作场所安全规定，可在北美工业分类系统(NAICS)．
工会的法律	如前所述，企业在与工会成员合作时必须了解工会法律。另一个强大工会的例子是美国空乘人员协会．该组织帮助其成员获得“公平的薪酬、工作保障、资历保护，以及通过组织、谈判和政治行动提高生活质量，同时为乘客和机组人员提供安全、健康和安全的机舱发出主要声音。” 航空公司必须遵守工会关于工作时间、工资和安全等方面的规定。
移民法	商科和高等教育在雇佣员工或接受外国学生时都必须遵守移民规定。处理美国移民政策的法律是移民与国籍法(INA)．这项法律允许美国每年提供一定数量的各种签证类别的永久签证。 国土安全部(DHS)是负责执行美国移民法的主要机构，但许多其他机构都支持它。
员工分类	为了应对当前的人才市场，许多公司向各种各样的员工开放了他们的角色，比如远程或混合员工、兼职员工和独立承包商。在这种情况下，你的公司需要了解哪些员工有资格享受哪些福利，以及他们的工资应该根据工作时间和地点来定。 如果你在多个地方雇佣员工，记得查看适用的州和当地的雇佣法。
数据安全	这种类型的合规性指的是公司和政府机构如何保护数据、保密和安全，防止数据泄露。一般来说，这涉及到消费者数据，但也包括员工数据和财务记录。 一个例子是加州消费者隐私法案(CCPA)这尤其适用于收入在2500万美元或以上的公司。根据这项法律，加州居民有权知道公司保存了他们的哪些数据，以及哪些信息与第三方共享。

为什么人力资源合规很重要?

• 避免罚款和法律问题-您的组织随时都可能接受外部审计。外部合规性审核的目标是审查您的组织在审核期间如何遵守法规指南。遵守适用于您的业务的不同法律法规可以帮助您避免法律麻烦，节省您的业务资金。
• 维护公司声誉-媒体经常讨论不合规的案例，例如对员工进行错误分类或缺乏工作场所安全，这可能会损害你作为雇主和公司的声誉。这会进一步影响你的招聘、留住员工和消费者信任。
• 打造完美的工作场所-人力资源合规是建立一个让员工感到安全并将你视为可信赖雇主的工作场所的关键。

你如何确保人力资源合规?

遵循人力资源合规最佳实践将帮助您确保您的组织为长期成功而建立。

1.跟踪适用于您的法规遵从义务

你需要遵守的规章制度取决于你所在的位置、经营地点、行业和企业规模等因素。

制作一份易于获取的合规义务和适用法律清单。请记住我们上面概述的不同类型的合规问题，例如工资法和工作场所安全法规。

为了帮助您做到这一点，您可以实现法规遵循软件来跟踪法规需求。一些例子是Donesafe而且Libryo．

2.在人力资源部门内部划分合规职责

您的人力资源团队成员必须清楚地了解他们在确保人力资源合规方面的角色。为了组织你的时间，考虑以下问题:这是多个团队成员共同的责任，还是你指定一个人来负责合规?如果有，这个人是否具备必要的知识和技能?如果没有，他们该如何发展呢?

根据你的需要，你甚至可以决定在大公司雇佣一个专门的人力资源合规官/经理/团队，或者向咨询公司寻求帮助。你也有可能需要法律支持。因此，您可能必须创建一个跨职能团队在组织中支持遵从性。

3.及时了解法律变化

注意适用于你的业务的法律法规的变化。修改通常发生在年初。

订阅HR Dive的合规通讯或者遵循公司合规洞察的人力资源部门都是很好的开始。这对一般的人力资源专业人员很有帮助，但对组织中负责合规的人员尤其有帮助。

4.定期审核你的人力资源政策

行为人力资源审计定期检查你的人力资源政策，如休假政策、非歧视政策和薪酬政策是否符合规定。腾出时间更新你的政策。

此外，您还可以通过HR合规培训来教育您的员工。例如《公平劳动标准法案》(FLSA)培训、招聘经理和新面试官的面试合规培训以及平权行动计划培训。

5.在应用你的政策时保持一致

你需要始终如一地指挥人力资源调查，应用你的纪律处分策略，访问FMLA，以及其他流程。否则，可能会出现不遵守规定和法律问题。

您可以通过以书面形式概述流程中的步骤，保存适当的文档，并教育管理人员这些流程是如何工作的来实现一致性。

6.利用人力资源技术

首先，检查你的人力资源技术是否合规，例如，如果你在欧洲运营，是否符合隐私法或GDPR。此外，许多人力资源工具都有法规遵循模块，以帮助更容易地确保法规遵循。这类平台的例子如下BerniePortal合规，赛360,IntelliHR．

7.创建一份人力资源合规清单

人力资源合规检查表有助于确保你不会忘记任何事情。您可以为招聘新员工创建一个法规遵从性检查表，并为组织法规遵从性创建一个更一般的检查表。下面你可以找到一个通用的清单-确保适应你的业务:

招聘和面试

• 确保你遵守招聘和面试方面的法律。这意味着要了解《美国残疾人法》和《公平就业和住房法》。记住，你需要遵守州和当地的法律。
• 例如，现在的纽约市要求你在招聘广告上加上工资．你也不允许在面试中问一些可能导致偏见的具体问题。确保你的团队在这方面受过培训，以防止歧视和法律问题。

招聘过程

• 当你有一个新员工，确保有一个检查清单专门检查聘书，合同，和新员工入职文件。此外，确保你用来保存员工文件和信息的工具符合你所在地区的相关数据保护法律。

公司政策

• 法律变化很快，当变化发生时，您的团队需要意识到。你公司的政策清单应该包括公司的薪酬和员工福利政策、家庭和医疗假、健康保险福利、育儿假、残疾福利等眼镜蛇还有失业救济金。

员工手册

• 你的员工手册对雇主和员工来说都是很有价值的工具。在手册中，您可以提供关于业务政策、流程和利益的指导和信息。关于遵从性，您应该添加的部分包括:
  • 平等就业机会政策，
  • 工作场所安全，
  • 行为准则，
  • 工作时间,
  • 工作场所的纪律处分，
  • 而且不歧视政策，举几个例子。
• 你应该定期回顾和更新你的员工手册。

管理培训

当涉及到遵从性时，您的经理是您最重要的资产之一。确保提供管理层人力资源合规培训，重点关注以下领域:

• 绩效考核
• 管理难相处的员工
• 员工被解雇
• 接受多元化、反歧视法和反骚扰方面的培训

在这里就不赘述了，为你在美国的团队专门创建的其他一些清单包括平权法案、平等就业机会委员会、退伍军人清单和I-9表格。

轮到你了

人力资源合规不仅仅是一个行政问题。相反，它可以帮助你保持良好的公司声誉，为你的员工建立一个透明、公平和安全的环境。此外，创建一份人力资源合规清单可以帮助简化流程，防止公司面临诉讼。