编制计划:人力资源从业者指南

执行良好的人员编制计划可以帮助您的组织持续增长并提高绩效。让我们来探讨一下什么是员工人数计划，以及如何在您的企业中实施员工人数计划的最佳实践。

内容
什么是员工计划?
为什么你的组织需要员工人数计划?
编制人员计划的最佳实践

什么是员工计划?

员工数量规划是指创建计划，以确保您的组织拥有适当数量的具有适当技能的人员，以满足组织短期和长期的需求。

该过程确保组织按照既定的预算运作，以雇用或保留正确数量的具有适当技能和胜任能力的人员，以实现其目标。

员工人数规划包括设定招聘目标，为现有员工制定再培训和技能提升计划，减少员工流失率，分析工作场所占用率和公司特定的目标和战略。

人力资源从业者推动员工人数规划过程，与业务领导者和经理合作，了解组织的需求和目标。

为什么你的组织需要员工人数计划?

参与员工人数规划过程对组织有多种好处。以下是其中一些:

重要的财务规划和分析

组织可以有效地进行他们的财务规划，当他们知道他们将有什么样的人担任什么样的角色。

让我们来看看这在招聘中意味着什么。为你需要招聘的所有职位和招聘费用(招聘广告、人力中介费用、入职成本)制定一个策略，让你在规划预算时做出明智的决定，以考虑到你的人力需求。

例如，如果你决定在未来3个月内招聘5名工程师，你可以通过发布广告和同时招聘这5名工程师来节省开支。

或者，如果你是一家初创公司，需要从投资者那里获得额外的资金，有一张清晰的组织结构图，列出你需要招聘的角色，这将有助于展示你对公司的愿景以及实现这一愿景的计划。

扎实的招聘计划

人数计划可以帮助你确定你需要雇佣的角色。你可以现实地计划招聘工作，比如在重要的节日或季节，你需要增加兼职或临时零售人员的招聘预算。

例如，你刚刚推出了一项新服务，需要售后服务人员。你可以根据预测的业务表现和市场变化来雇佣员工。您还可以使用它来确定销售人员的具体技能和经验以及整个团队结构。

员工计划的其他机会包括提高员工技能、职业晋升、薪酬调整或公司重组。

有效利用你(未来)的才能

预测应该是员工计划的一部分，以评估以前的趋势、现状和未来事件。它可以帮助你管理期望，并制定计划来解决它们。

此外，你会很好地理解如何最好地利用你的才能。这样，你就能创建一支高效、富有成效的员工队伍，帮助你实现目标。

作为一名人力资源专业人士，你也应该花时间计划和分析你未来的劳动力。在你的部分分析中，你应该包括:

1. 达到公司目标所需的员工数量
2. 业务所需的特定技能和知识
3. 您当前的员工(总人数和现有技能)
4. 多样化的劳动力目标

更好的人力资源战略、流程和政策

当你知道你可以在你的劳动力中期待什么变化时，你也会看到你应该如何适应你的技术、程序和政策。

例如，人力资源财务规划会影响工资增长、健康保险和货币激励(如销售激励和留用奖金)。人力资源和管理层可以合作，根据准确的员工人数数据和未来计划做出财务决策。

随着组织的扩展，您可能需要向组织中添加新的工具人力资源技术栈为了管理人们的日程安排，雇佣更多合格的候选人或提供更好的员工体验。

或者，如果你的公司想要成功地培养和提升员工，重新分配劳动力，使劳动力多样化或招募新员工，员工人数规划是至关重要的。它可以帮助您避免人员过剩，减少招聘费用，提高L&D预算，并最大限度地提高您的整体人力资源战略的效率。

编制人员计划的最佳实践

1.回顾组织的计划、目标和挑战

您需要了解您的组织的发展方向以及它面临的挑战。

如果你要向新的市场扩张，你必须深入了解你需要什么样的人。你是否需要在现有员工中寻找具有特定技能的新员工，例如当地语言技能?还是为现有员工提供培训，让他们获得这些关键的能力，从而提高员工的满意度和留住率?

或者，如果你的目标是今年利润增加40%，你知道你需要雇佣更多的人来实现你的销售目标。

2.把你的员工人数报告整理好

质量员工报告是员工计划过程的基础，因为它为您提供了当前员工的准确信息，您需要在此基础上进行构建。

它提供了关于您组织中不同员工的定性和定量信息，这有助于业务规划和预测，以便您可以致力于提高员工的工作效率。

员工总数报告通常包含每个员工的信息，涉及:

1. 作业状态(激活或未激活)
2. 职称
3. 进度状态(兼职、全职、合同制)
4. 担任角色/任期的时间
5. 工资
6. 豁免状态(豁免或不豁免领取加班工资)
7. 年龄
8. 性别
9. 种族
10. 教育水平
11. 位置
12. 退休年龄
13. 资深地位

员工总数数据通常来自您的公司人力资源信息系统．这款人力资源软件有助于管理和处理上述所有员工详细信息，以及人力资源政策和流程，您可以将其总结为一个简单易懂的报告。

在准备你的员工总数报告时，请记住以下几点最佳实践：

1. 始终标记员工的状态:他们是全职员工、兼职员工、季节性员工还是临时员工?
2. 负责管理员工数据:遵守记录法律，注意数据安全。
3. 创建一个员工总数报告仪表板，以实时获得关于当前员工总数状态和关键指标的准确信息。
4. 通过将员工数量目标与长期业务战略相一致来确定短期和长期目标，以帮助您有效地应对劳动力和薪酬趋势和发展。

3.决定谁需要参与

正如我们已经提到的，人力资源部门通常拥有员工人数规划过程，但需要其他人员和部门的输入和帮助。这些人包括公司领导层、部门经理和财务团队。你需要确定你需要谁的见解和帮助，并让他们参与进来。

但在初创公司或小公司中，通常由首席执行官或董事总经理负责员工人数规划。

4.收集足够的数据

在编制人员计划时需要收集和分析的数据示例包括:

1. 营收目标
2. 预测招聘费用和预算
3. 目前员工人数
4. 角色需求
5. 员工的技能
6. 员工的薪水
7. 组织层次结构
8. 绩效评级

回顾你的人力资源信息系统、ATS和员工总数报告中的数据。寻找团队规模和比例基准，并将这些数据与公司的增长计划结合起来。例如，您可能需要考虑销售与营销的比率员工。你需要所有这些来进行有效的员工计划。

或者，它还可以帮助你发现公司的低效率。假设你注意到加班的人数激增。那么也许是时候雇佣更多的员工了。

5.找到合适的员工计划工具

如果你的预算有限，下载或创建一个员工人数规划Excel模板可能就足够了。你可以节省开支，但这很耗时，而且容易出错。

因此，随着业务的发展，你可以从Charthop或Anaplan等具有员工计划功能的专用软件中受益。它将帮助您自动化繁琐和重复的任务，例如，管理团队的日程安排，其中包括每个班次或项目分配一定数量的人员。它还可以使关键指标可见，并根据需求生成实时报告。

因此，随着公司的扩张，员工人数规划是一个持续的过程，您可以使用正确的软件使其更容易和更有效。

6.为多种情况做好准备

正如我们在过去几年所看到的，未来很难预测。大规模辞职、员工改变工作需求、远程和混合工作以及不断上升的通货膨胀等都在发生。

预测不同的情况有助于公司为制定长期和应急计划做准备，评估对劳动力和技能需求以及招聘计划的影响，制定填补技能缺口的战略，并创建潜在的预算需求。

因此，领导层和人力资源团队应该制定员工人数计划，以应对这些变化，并帮助在分配资源和员工的最佳方式上做出明智的决定。这些计划应该比较各种情况下的人员数量要求，以发现人员配备水平的异同点，并创建一系列劳动力计划。

7.不断回顾你的员工计划

许多公司每年都做员工人数计划。然而，你的公司可能已经获得了一笔投资，或者准备比预期更早地推出一款新产品。或者更糟的是，你经历了一次挫折，比如创业失败，或者发生了COVID-19这样不可预测的事件，这向我们展示了劳动力市场的变化有多快。

你公司的员工应该能够灵活地应对这些随机时间。

这是回顾你的人员编制计划的好时机，确保它仍然反映了你的人员编制需求，如果没有，就进行调整。

管理层和人力资源团队必须使用实时数据跟踪和调整员工人数计划，以确定当前和长期的员工需求。

最后一句话

考虑到多种情况的人员编制计划可以使您的组织为未来做好准备，并帮助您防止由于计划不充分而导致的裁员和精简。虽然这需要大量的研究和合作，但一个高效的、规模最佳的劳动力是非常值得努力的结果。