员工人数报告:人力资源的好处和7个最佳实践

如果组织想要了解他们的劳动力动态并进行有效的劳动力规划，他们需要对他们的员工总数有一个概述。尽管员工人数报告本应是一个有具体结果的简单过程，但由于各部门之间的差异，它很少最终像应有的那样直接。所以，让我们深入了解关于员工人数报告你需要知道的一切。

内容
什么是员工人数报告?
为什么员工人数报告很重要?
员工人数报告最佳实践

什么是员工人数报告?

员工总数报告是用于准确了解组织中任何给定时间的总人数的数据集合。它使您能够根据各种定量和定性信息对这些员工进行分类。这可以为业务计划和预测提供有价值的见解，并提高组织的效率。

典型的员工人数报告通常包括每个员工的相关信息:

• 作业状态(激活或未激活)
• 职称
• 进度状态(兼职、全职、合同制)
• 担任角色/任期的时间
• 工资
• 豁免状态(免除或不免除加班费)
• 年龄
• 性别
• 种族
• 教育水平
• 位置
• 退休年龄
• 资深地位

这个人数数据通常来自你的人力资源信息系统(HRIS)．这款人力资源软件有助于管理和处理所有这些信息，以及人力资源政策和流程，并将其浓缩成一个单一的真相来源。

为什么员工人数报告很重要?

对于拥有数百或数千名员工的中型或大型组织来说，衡量员工人数很重要。这是为什么。

为劳动力计划决策提供基础

如果您的组织有与增长、劳动力再分配、多样化、内部晋升或新员工相关的特定劳动力目标，那么员工总数报告可以指导您的劳动力计划决策。您可以避免人员过剩，实现最佳的员工数量，潜在地降低劳动力成本，并最大限度地提高您的整体人力资源战略的效率。

组织合规

组织有他们必须遵守的义务，这取决于他们拥有的全职员工的数量。例如，在平等就业机会委员会(EEOC)指南规定，员工超过100人的企业必须进行人口统计报告。其目的是表明其明确努力使其劳动力多样化，并为代表性不足的人口群体提供公平的就业机会。

如果一家企业拥有50名以上的全职员工，除了有工作保护的医疗和探亲假外，他们还必须为员工提供医疗福利。因此，如果你想避免因不合规而受到沉重的处罚，保持员工总数的顶部并确保这个数字的准确性是至关重要的。

预算计划

当一个组织正在改变其预算，并需要考虑这些财务规划决策将如何影响工资增长、部门津贴、保险费等时，人员总数报告也很有用。人力资源和业务领导可以一起工作，根据准确、实时的指标做出预算决策。

员工人数报告最佳实践

1.确保一致的员工分类

为了确保员工人数报告的准确性，确定谁是员工是至关重要的。他们需要是全职员工，还是包括兼职、季节性和临时员工?的豁免和非豁免类别是什么公平劳动标准法?

确保组织中的所有部门都在同一页上，并协作实现统一的人员编制。我们的指南员工分类下面的流程图提供了不同类型员工的概述:

2.负责管理员工数据

由于在您的组织中获得的关于个别员工的定性数据的敏感性，在涉及内部和外部报告时，必须以保密和一定程度的责任处理所有员工人数数据。

这里有一些你可以做的事情来确保负责任员工数据收集：

• 制定并遵循正式的程序，以符合记录保存法律。
• 确保你的安全系统是最新的，并定期检查你的数据安全。
• 限制对数据的访问，并保存一个受监控的访问日志。
• 调查所有事件和未经授权的访问。

3.确定短期和长期目标

在你开始将员工人数报告引向正确的方向之前，先勾勒出你作为一个组织的目标。例如，假设您想要评估当前IT部门所有人员的工资。将所有IT员工分成不同类别的员工总数报告将为人力资源和经理提供对预算和劳动力的更好了解。

此外，你可能会发现，在未来10年内，公司40%的员工将退休。你可以开始计划接下来十年的知识转移、培训和招聘策略。

总之，将你的员工数量目标与你的长期业务战略相结合，可以帮助你解决薪酬和劳动力趋势问题。

4.创建一个人数报告仪表板

实时仪表板将为您的员工提供准确的概述。它将让您访问关键的员工统计报告指标在您的指尖。确保这是一份动态的记录，而不是一份年度或两年一次的员工人数报告，因为这样无法快速做出决策和行动。人力资源专业人员和管理人员需要能够访问具体数据，以做出明智的劳动力决策。

员工人数报告仪表板应该是集中的，组织中的所有部门(包括领导团队)都可以访问。他们应该能够在需要时引用它。

下面，您可以看到在Tableau(1和2)和Power BI(3)中创建的员工总数报告仪表板示例。

人数报告仪表板示例1

仪表板源

人数报告仪表板示例2

仪表板源

员工总数报告仪表板示例3

5.显示底线影响

在数据、报告和趋势方面，人力资源和业务领导之间经常存在脱节。人力资源团队通常会关注孤立的员工数量指标或数字，而不是从业务角度来看这些数字意味着什么。在员工总数报告中，将业绩与业务结果联系起来是很重要的，而不是分享一份单独代表很少内容的项目列表。

员工数量的变化对底线有什么影响?员工总数报告可以帮助您确定劳动力总成本(TCOW)每个员工的收入．因此，您可以评估员工数量对组织的财务影响，以及未来潜在的决策将如何影响公司。

我们也经常关注一段时间内员工总数的净变化。然而，这并不能让你看到有多少新员工仍在摸索自己的角色，这可能会产生一种虚假的安全感。因此，不要只关注整体的净变化，而是要关注组织中人员的流动，包括人员的进出。这可以让你把你的员工统计指标放在一个合适的环境中。然后，你可以把它们作为做出关键招聘决定的坚实基础。

6.使用数据进行预测

一个员工人数报告仪表板可以让你对过去有一个可靠的了解，但如果你只看过去，你总是会落后一步。与其在火灾发生时进行灭火，不如积极主动地采取措施防止火灾发生。

利用你收集的员工人数数据，以及新兴趋势的新闻，预测未来几周、几个月和几年将会发生什么，以及对业务的影响。

商业领袖想知道明年会发生什么。这给了他们时间来计划、制定战略并迅速采取行动。例如，领导者应该早在产生明显影响之前就意识到关键角色的短缺，例如错过了主要的生产截止日期或回头客数量的减少。

员工人数报告可以根据未来对收入、生产力和客户满意度的影响提供预测，使领导者和利益相关者能够采取行动。

7.将员工总数与其他指标结合起来，以更好地了解您的劳动力动态

员工总数报告允许您计算组织的员工总数以外的内容，包括员工流动率和保留率。像这样的指标可以帮助您了解您的员工队伍是如何发展的。然后，您可以计划实现最佳生产力和性能所需的步骤。

人力资源团队必须问问自己，还有哪些指标可以帮助从战略上利用员工人数指标。例如，流失率和替补力量，以及员工总数，可以帮助您更清楚地了解组织的劳动力动态。

当单独呈现时，员工人数只是另一个数字。但是，当与其他有形指标结合在一起时，这些指标可以讲述关于您的员工的引人注目的故事，并与业务运营相关，它就变得非常强大。

最后一句话

准确的员工人数报告将为您提供有价值的实时洞察，了解您拥有的员工数量，随着时间的推移如何变化，以及组织中员工的类型。总之，它是一个基于证据的人力资源的强大工具，帮助您的组织在现在和未来做出数据驱动的决策。