什么是人力资源信息系统(HRIS)?人力资源从业者指南

人力资源信息系统(HRIS)是人力资源管理中最常用的软件。在本文中，我们将概述什么是HRIS，它的主要功能，以及对HRIS有基本了解所需要知道的一切。

内容
什么是HRIS?
HRIS的好处
人力资源信息系统功能
HRIS中的报告和分析
人力资源信息系统供应商
HRIS专家& HRIS分析师
人力资源信息系统认证
HRIS实现分为6个步骤

什么是HRIS?

HRIS是人力资源信息系统的缩写。HRIS是一个用于收集和存储组织员工数据的系统。

在大多数情况下，HRIS包含端到端人力资源管理(HRM)所需的基本功能。这是一个招聘、绩效管理、学习与发展等方面的系统。

HRIS也被称为HRIS软件。这有点令人困惑，因为这意味着不同的系统上可以运行不同的软件。然而，事实并非如此。从本质上讲，HRIS是一个人力资源软件包。

人力资源信息系统可以在公司自己的技术基础设施上运行，或者，现在更常见的，是基于云的。这意味着人力资源软件在公司办公场所之外运行，使其更容易更新。

其他常用的名称是人力资源系统而且,8经，或人力资源管理系统。这些都是同一件事的不同说法。总的来说，这些系统也被称为人力资本管理系统，或HCM。在本文中，我们将交替使用术语HRIS和HRIS系统。

HRIS的好处

正如我们在数字人力资源证书课程在美国，使用HRIS有许多明显的好处。这就是为什么各种规模的公司都使用这个工具来支持他们的业务人操作．HRIS集中保存员工信息。这样，在一个系统中就可以轻松地访问广泛的员工数据。

• 记录。HRIS是一种记录系统，可以跟踪与员工有关的任何变化。当涉及到人事数据时，人力资源信息系统可以被视为唯一的真相来源。
• 遵从性。出于遵从性的原因收集和存储一些数据。这包括在发生盗窃、欺诈或其他不当行为时识别员工的材料，发生事故时的第一次联系信息，税务局的公民身份信息，以及强制认证的截止日期。所有这些信息都可以存储在HRIS中。重要的是，数据存储安全可靠，符合GDPR规定。
• 效率。将所有这些信息存储在一个地方不仅有利于准确性，还节省时间。一些公司仍然以纸质文件的形式保存大量员工数据。找到正确的文件夹，找到正确的工作表，会占用员工大量的时间。
• 人力资源战略。HRIS允许跟踪推进人力资源和业务战略所需的数据．根据组织的优先级，不同的数据将是必不可少的跟踪。这就是HRIS的亮点所在。
• 自助服务的人力资源。最后一个好处是能够为员工和经理提供自助人力资源服务。这使得员工能够管理自己的事务。如果操作得当，人力资源信息系统可以提供良好的员工体验。请记住，并非所有的HRIS系统都以用户友好的方式提供此功能!

与HRIS共事对组织、人力资源和员工都有多重好处。当你有30到50名员工时，使用HRIS变得有趣起来。

这时，在Excel中管理这些基本信息就变得很麻烦，像批准员工假期这样的简单程序需要标准化。

对于通常使用更先进的HRIS系统来支持不同人力资源功能的大型组织来说，使用HRIS尤其有益。小型企业更适合基本的HRIS。

人力资源信息系统功能

有不同种类的HRIS系统和软件。因为HRIS包含了人力资源的所有功能，所有独立的功能都是系统的一部分。这些功能包括:

• 申请人追踪系统(ATS)。这个软件可以处理公司所有的招聘需求。它跟踪候选人信息和简历，使招聘人员能够从公司的申请库中匹配职位空缺和合适的候选人，并帮助指导招聘过程。
• 工资单。Payroll使员工的支付过程自动化。新员工的合同数据和信息通常被输入到这个系统中——有时与时间和出勤数据结合在一起——并在月底创建付款订单。
• 福利管理。HRIS的另一个功能是福利管理。员工福利是薪酬的一个重要方面，也在这个系统中进行管理。更先进的系统为员工福利提供了员工自助服务模式。在这种情况下，员工可以自己选择他们想要的福利。一个人可能想要更多的陪产假，另一个人可能想要更贵的公司车。这种自助服务的方法也被称为福利自助餐厅模式．

• 时间和出勤。这个模块收集员工的时间和出勤数据。这对于需要打卡上下班的倒班工人来说尤其重要。在过去，员工经常在一张纸上写下他们的工作时间。然后，经理将手动将数据输入时间跟踪系统。基于这些数据，生成支付订单并支付给所有员工。如今，员工经常通过指纹或与HRIS同步的卡片进行工作登记。这就给出了到达和离开的确切时间。任何迟到的问题都很容易被发现。
• 培训。学习和发展是员工管理的关键因素。该模块允许HR跟踪员工的资格、认证和技能，以及为公司员工提供的课程大纲。这个模块通常被称为LMS，或学习管理系统，当它是一个独立的。LMS通常包括可供员工学习的电子学习和其他课程。
• 绩效管理。绩效管理是人员管理的重要组成部分。绩效评估每年由直接经理或员工的同事进行一次或多次。
• 接班人计划．创建人才管道并为组织中的关键角色提供可用的替代品是HRIS的另一个关键组成部分。
• 员工自助服务。前面已经提到了员工自助服务。企业越来越注重让员工及其直接主管管理自己的数据。休假等要求可以由员工自己提出。经过批准后，这些数据将立即保存到系统中(并注册以跟踪工资和福利)。
• 报告和分析。在HRIS系统中，一个非常罕见的模块是报告和分析。现代系统使自动化的创造成为可能人力资源报告比如员工离职、缺勤、表现等等。分析包括对这些见解进行分析，以便更好地做出决策。我们将在下一节中对此进行更多解释。

HRIS中的报告和分析

所有HRIS系统的共同特点是它们被设计成事务系统．它们是记录公司交易的数据库。事务的一个例子是当新员工加入公司时。

一个新的员工记录被输入，这个人被认为是“活跃的”。如果一个人在三个月后离开公司，就会记录一笔新的交易，将此人的状态设置为“已终止”。

事实上，这些系统被设计为事务性系统，这使得它们不擅长数据报告和分析。它们根本就不是为这个设计的。此外，并非所有的HRIS系统都具有上述所有内置功能。

一些功能，如工资单、LMS或ATS也可以记录在外部系统中。这使得人力资源报告更具挑战性，因为这意味着数据分散到多个系统中。为了报告数据，需要在所有人力资源系统之上添加一个新的层来报告和分析数据人力资源数据。

这是报告和分析在这些系统中的实际使用受到限制的第二个原因。当你与HRIS供应商交谈时，要意识到这一点，因为他们经常吹嘘他们的系统在数据报告和分析方面非常出色。

人力资源信息系统供应商

HRIS软件市场竞争激烈;有成千上万的HRIS供应商可供选择。下图是Gartner的魔力象限图列出了最著名的人力资本管理套装，适用于1000名以上员工的企业。必威是正规网站吗这些公司包括Workday、Oracle、SAP、ADP、Ceridian、Kronos等。列出所有的HRIS供应商或宣布最好的HRIS是不可能的。

不能一概而论，因为最适合你公司的人力资源信息系统取决于组织的具体需求。以下五个hcm被广泛认为是领导者:

基石

后的基石作为最大的中小型企业供应商之一，提供不同的套件，包括招聘、学习、绩效管理和电子学习LMS。

工作日

工作日可以说是最知名的HRIS之一。公司成立于2005年，现已迅速成长为全球人力资源系统巨头，拥有超过1万名员工。Workday专门为中型和大型企业量身定制。

SAP

SAP更广为人知的名字是ERP，或企业资源系统。必威是正规网站吗这些系统跟踪公司的资源，其中包括金融资产、订单和人员。2011年，SAP收购了SuccessFactors，使SAP SuccessFactors成为HCM市场的主要参与者之一，特别是针对大公司。

甲骨文

Oracle HCM云2011年上映。它包括以下模块人才管理员工奖励、员工管理和工作-生活解决方案。

最终的软件

最终的软件被福布斯评为最受欢迎的城市第七名最具创新力的成长型公司．该公司为人力资源、工资和人才管理提供了一个记录系统。系统包括考勤、入职、绩效管理、补偿继任管理等等。

HRIS专家& HRIS分析师

在工作职能方面，有两个工作角色涉及人力资源信息系统。第一个是人力资源信息专员。人力资源信息系统专家负责为组织实施和维护人力资源信息系统。

这还包括对人力资源专业人员进行系统使用方面的在职培训。这个功能通常在IT部门人力资源部门．

的人力资源信息系统分析师为人力资源信息系统提供支持。这包括研究和解决人力资源信息系统的问题，并与其他业务部门(如财务/工资)保持联系。

作为一名分析师，您还将参与标准和特别HRIS报告的生成以及HRIS流程的改进。这意味着改善员工使用系统的体验，提出用户友好的创新，并实施将反映在系统中的新政策。

然而，HRIS现在是必不可少的所有人力资源员工的技能．您的组织可能没有专门的人力资源信息系统人员。一般来说，大公司都这样做。

人力资源信息系统认证

如果你想了解更多人力资源信息系统实施以及建立和管理数字人力资源战略，我们建议研究我们的数字人力资源证书课程这将使你对这些主题有一个坚实的理解。

根据您的组织使用的人力资源平台，您可以选择特定于供应商的认证。

对人力资源管理系统感兴趣的人建议学习IT和人力资源管理。IT有助于理解系统的复杂性，而人力资源管理有助于理解人力资源信息系统所支持的流程。

在涉及到系统实现和操作时，将两者结合起来可以使您做出更好的决策。

HRIS实现分为6个步骤

我们可以写很多文章人力资源信息系统实施．对于本文，我们将提供一个高层次的概述。软件实现可以分为多个阶段。

1. 搜索。通过找出不同的涉众对HRIS的需求来开始您的实现。根据这些需求，您可以创建潜在提供者的列表。然后，您可以邀请这些提供者提出建议。理想情况下，在这个阶段结束时，您已经选择了一个合适的HRIS提供商。
2. 计划和对齐。在这个阶段，你选择一个实施伙伴，创建一个指导委员会和一个实施团队。指导委员会通常由来自您所选择的HRIS供应商的高级代表、您组织的人力资源总监、内部项目经理，最好还有来自您企业的高级用户(可选)组成。实现团队的主要职责是处理实现产生的日常任务。
3. 定义和设计．此时，您需要指定您的用户组并规划您的流程和工作流。定义HRIS基础设施、系统和安全性的功能和技术需求。另外，请注意，在此阶段您可能需要在HRIS与其他现有系统之间构建集成。
4. 配置和测试．在这个阶段，您需要创建一个核心测试团队来测试新的HRIS，并为潜在的改进提供反馈。在此之后，您还应该创建一个用户接受测试，您可以引入一些用户来提供最终反馈。
5. 培训和沟通．在Go-live时刻之前，您需要为技术人员准备一个培训计划、一个沟通计划、一个常见问题页面以及其他支持文档。
6. 部署和维护．一旦所有支持流程就绪，就可以正式启动HRIS了。记住要不断收集反馈，并根据不断发展的系统更新培训材料。持续准确的沟通是这里的关键。

通过以下六个步骤，您可以为您的公司选择和实施最好的人力资源信息系统。同样，如果您想了解更多细节，请查看数字人力资源认证计划．该项目设有人力资源设计思维课程，以及建立和实施数字化人力资源战略课程。当涉及到定义用户需求和实现软件解决方案时，这些元素是必不可少的。

常见问题解答