如何建立人力资源部门:一本实用手册

从一开始就做好人力资源管理对一个组织的成功有着巨大的影响。也许你所在的公司没有人力资源部门，只是做了最低限度的工作来搞好关系。或者你刚刚起步，想知道如何从零开始建立一个人力资源部门。

人力资源部门不仅有助于确保合规，而且还在保持员工敬业和高效方面发挥着重要作用。那么如何建立一个人力资源部门呢?以下是你需要做的事情!

内容
1.了解你所在公司的人力资源状况
2.组织员工记录并建立记录保存流程
3.开始正式制定政策
4.将招聘和入职流程的基础落实到位
5.记录你的薪酬和福利
6.回顾您已经拥有的技术和系统，并考虑您还需要什么
7.检查遵从性准则
8.制作员工手册
9.为学习和发展计划打下基础
10.制定人力资源计划
11.确定合适的时间开始组建人力资源团队

1.了解你所在公司的人力资源状况

创始人和/或管理者在招聘、政策、绩效管理和工具方面采取了哪些措施?熟悉人力资源的现状，知道从哪里开始建立你的人力资源部门。你可以使用下面的轮作为评估当前人力资源部门的起点:

将每个函数放在从0(不存在)到10(流程完全到位并且运行良好)的刻度上。这将是一个很好的起点，以了解新的人力资源部门是否需要启动、发展或维护特定的人力资源流程。

此外，通过评估以下问题来了解您当前的人力资源结构:

• 有什么人力资源工具?
• 需要更换吗?
• 他们需要发展吗?
• 直线管理的作用是什么?
• 他们有人力资源的职责吗?
• 他们目前在人才管理方面做了什么?
• 有什么政策?
• 就业的基本政策是否到位?(这将是您最紧迫的优先事项，以确保您的组织是合规的)
• 是否所有的政策都贯彻了最低的工作标准?
• 有什么紧迫的政策优先事项吗?

因此，结合了解你在所有人力资源部门的进展和最迫切的需求，将为你建立你的人力资源部门提供一个良好的起点。

报名参加人力资源通才证书课程将为你提供从零开始建立人力资源部门所需的一切。更重要的是，它还将帮助您避免在您的组织中设置人力资源功能时常见的错误。

2.组织员工记录并建立记录保存流程

人力资源部门负责管理员工生命周期，你的员工记录是起点。你需要清楚地了解你有多少员工，并建立法律上必要的文件，从长远来看，也将有助于你的个人发展计划。

每个员工都需要一份个人档案。传统上，这是基于纸张的，但大多数组织已经开发了数字系统来管理员工记录。下面是一些你需要保存的文档:

• 招聘文件这些信息包括面试脚本、评估、求职申请和简历。研究一下当地的法规，了解你需要在文件中保存多长时间。
• 就业资格表格-每个员工都需要这个，以证明他们在你的国家工作是合法的。每个国家都有自己的规定，但这是必须的。
• 工资文件-工资表，工资，晋升信(加薪，批准信)，纳税记录和考勤记录。
• 员工绩效记录收集所有书面信息，电子邮件，对话脚本。
• 终止记录
• 完成培训记录
• 任何纪律程序文件

您可能会发现存在许多这样的文档，但它们相当无组织或非正式。这很好——只要你收集尽可能多的信息，从某个地方开始，然后从那里建立你的人力资源记录。与组织中所有的部门经理和领导交谈，尽可能多地从他们那里收集信息。

这就是你的起点。然后，针对上面提到的每个类别，为每个员工创建文件夹并开始跟踪。与您的IT部门合作，以确保您开发了一种安全可靠的方式以电子方式存储这些文档。

3.开始正式制定政策

也许你没有写下任何东西，也许只是一些基本的信息。你可以优先考虑最重要的政策，然后把它们写下来。

以下是你需要制定的一些政策:

• 出席
• 工作时间
• 招聘
• 绩效管理
• 加班
• 终止
• 离开政策
• 反骚扰而且不歧视政策
• 员工的行为
• 社交媒体政策
• 保密政策
• 缓刑
• 披露商业利益
• 健康和安全政策
• 毒品和酒精政策

随着时间的推移，您可能会发现一些事情是一起发生的，并且可以在一个策略下进行。确保一旦你制定了策略，它是简单易懂的。每个员工都应该有一份副本，而且应该在你的内部网站上很容易找到。

4.将招聘和入职流程的基础落实到位

你可以使用下面的图片作为指南构建你的招聘流程:

对于这些步骤，请列出:

• 谁参与其中
• 使用的模板
• 要问的问题
• 在每个阶段收集的文件。

在入职过程中，有五个阶段你应该概述和工作:

1. 第一天前(登机前)
2. 第一天(取向）
3. 第一周
4. 前90天
5. 在第一年的年底

我们已经开发了一个有用的清单，你可以在这五个阶段中的每一个阶段使用。你可以在这里找到它:员工入职综合指南(包括清单模板!)

5.记录你的薪酬和福利

探索你所拥有的薪酬福利结构，并进行形式化和分类。从最低限度开始，以确保您是合规的。这包括：

• 工资或时薪
• 退休储蓄
• 带薪休假
• 健康保险

一旦你有了这些，你就可以开始提高你的薪酬和福利了，包括:

• 绩效奖金
• 利润分享
• 股票期权
• 补充保险
• 旅费
• 制服/服
• 搬迁的奖金

除此之外，您还可以开始开发一个总回报包装，向员工展示你为他们提供的总价值，这并不总是金钱上的。这包括以下内容:

• 职业发展
• 灵活的工作安排
• 公司折扣
• 员工认可计划

之后，你可以开始增加额外福利(例如，健康支持，内部日托，免费膳食等)，但只有在你具备了基本条件后才能这样做。把握好不同补偿类型将帮助你创造有吸引力的薪酬待遇。

6.回顾您已经拥有的技术和系统，并考虑您还需要什么

你可能已经有了一些工具(Slack、项目管理工具等)，以及电子表格。因为你刚开始工作，这是你有机会拥有一个流畅而简单的流程，而不必处理可能会阻碍你的传统人力资源系统。需要落实的一些核心系统包括:

• 工资
• 员工管理(休假，出勤，时间表)
• 人力资源信息系统-这包括员工信息和所有必要的人力资源文件
• 申请人跟踪系统-用于所有的招聘和招聘实践
• 学习与发展
• 绩效管理

再次强调，优先考虑那些为您的组织符合法律规定而需要到位的系统，然后添加那些将推进您的组织的系统。例如，如果你的组织只有20名员工，投资一个先进的数据和分析人力资源系统可能没有用处。但是，您还需要长远考虑，并获得可以随着组织的发展而扩展的技术。

7.检查遵从性准则

人力资源在确保你的组织正常运作和遵守所有雇佣法方面发挥着重要作用。至少，您应该审查您的国家对上面“开始正规化政策”中列出的所有政策的遵从性指导方针。

为了理解，如果您的策略满足最低遵从性指导方针，您可以使用以下流程:

此外，除了需要到位的标准政策之外，您还需要确保您考虑了所有当地的法律和法规。如果你的员工来自另一个州或国家怎么办?你所在行业有什么专门的法律吗?

8.制作员工手册

将基本政策写进员工手册，并与员工分享。此外，还要加上一些东西，比如你的组织的价值观、使命宣言、愿景和组织的背景信息。网上有很多模板，甚至是工具，可以帮助你生成一本手册，比如Handbooks.io．

9.为学习和发展计划打下基础

帮助员工获得新技能并在职业生涯中取得进步是人力资源部门的重要职能。因此，您需要从学习与发展在建立你的人力资源部门时，要尽早计划。

明确你的目标

你的学习和发展框架的目的和目标是什么?

确定所需的能力和技能

了解你的组织目前的位置，它的发展方向，以及你目前在劳动力中所拥有的技能。然后确定实现目标所需的能力。你可以做一个技能差距分析去了解现有的和缺少的。

和你的员工交流

与所有员工进行一对一的谈话，或者让直线经理来做。它将让每个员工深入了解他们的抱负和他们对自己职业道路的看法，也可以作为个人发展计划的启动过程。

创建一个培训框架

根据差距分析和你的组织和员工的需求，建立一个有目的的培训材料和课程的图书馆。这将是部门经理可以为员工提供的图书馆，员工也可以浏览。除此之外，如果您添加任何需要每个员工完成的强制性合规培训材料，这也会很有用。

帮助制定个人发展计划

在此过程中，帮助每个员工制定他们自己的个人发展计划。为他们提供这样做的资源(导师、教练、模板)，并确保记录和跟踪。

10.制定人力资源计划

从事一项人力资源规划流程从长期的角度确定组织在技能、能力和时间表方面的需求。制定这样的计划将帮助你优先考虑和管理你的任务人力资源预算．

你就会知道你需要首先关注上面提到的哪个组件。例如，如果你的组织正在迅速发展，建立一个可靠的招聘和入职流程将是一个关键的优先事项。只有了解组织的需求并按照时间轴绘制它们，才能正确地做到这一点。

11.确定合适的时间开始组建人力资源团队

为了扩大人力资源团队，你打算雇佣谁?这取决于你的优先级，以及你最需要帮助的是什么。例如，如果你的业务增长很快，你可能需要招聘人员。或者你也可以考虑人力资源助理/管理员，这样你就有更多的时间来处理战略性的任务。

在外部招聘之前，也要看看内部。组织中可能会有员工可以承担一些人力资源的职责，或者正在寻求向这个方向发展。

或者你可以从雇佣一名人力资源员工开始，他可以扮演混合角色(例如，招聘和日常人力资源活动)。同样，这完全取决于您的组织的需要。

轮到你了

在你的组织中建立一个人力资源部门将帮助你雇佣和留住优秀的人才，吸引你的员工，并提高你的业务的整体表现。建立一个人力资源部门并非易事，但在不久的将来会有巨大的回报。

请记住，您不必从头开始或自己构建一切。有现成的，可定制的模板，您可以使用并从那里开始。关注我们的全面指南和模板让你开始吧!